Triển khai chương trình thực hành tốt 5S tại Thủy điện Văn Chấn (Yên Bái) mang lại những kết quả khả quan cho Công ty dù trước đó việc triển khai gặp khá nhiều khó khăn và trở ngại. Là đơn vị được chọn thí điểm chương trình trên, việc áp dụng thành công 5S đã phần nào cho thấy sự quyết tâm cũng như nỗ lực hết sức từ phía CBCNV Công ty.

Thực hành tốt 5S là phương pháp quản lý nhà xưởng khoa học được người Nhật phát minh và đã được cả thế giới áp dụng. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các công cụ cải tiến khác cũng như xây dựng các hệ thống đảm bảo chất lượng với xuất phát điểm: Lao động làm việc trong một môi trường khoa học, sạch đẹp, hiệu quả thì tinh thần người lao động sẽ thoải mái hơn dẫn đến năng suất lao động sẽ cao hơn, tạo ra nhiều thành phẩm có giá trị hơn. Nhờ áp dụng 5S, doanh nghiệp sẽ biết cần làm gì khi muốn phát triển lớn mạnh, tăng khả năng cạnh tranh ngay trên thực trạng hiện tại của họ. 

Bitexco Power là một trong những công ty thành viên của tập đoàn đa ngành Bitexco, đây cũng là một trong những doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam trong lĩnh vực đầu tư thủy điện. Hiện nay, Bitexco Power đang sở hữu và vận hành 18 nhà máy điện tại Việt Nam với sản lượng phát điện hàng năm là 3,5 tỷ kWh – sản lượng điện đủ để cung cấp cho 2,7 triệu người. Hiểu rõ giá trị mà công cụ 5S có thể mang lại, lãnh đạo tập đoàn mong muốn triển khai áp dụng thực hành tốt 5S trên toàn hệ thống với hy vọng 5S sẽ giúp các công ty thành viên xây dựng được nền tảng vững chắc nhờ cải thiện môi trường làm việc, nâng cao an toàn trong quá trình sản xuất cũng như khuyến khích sự hòa đồng của người lao động, qua đó mọi người sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức với công việc. Nhằm hiện thực hóa mong muốn đó, lãnh đạo tập đoàn quyết định chọn Thủy điện Văn Chấn (Yên Bái) là đơn vị thí điểm cho dự án dài hạn này với sự tư vấn, hỗ trợ của các chuyên gia Viện Năng suất Việt Nam. 

Thủy điện Văn Chấn nằm trên lưu vực suối Nậm Thia thuộc 2 xã Suối Quyền và An Lương, huyện Văn Chấn, tỉnh Yên Bái. Đây là công trình thủy điện lớn thứ hai trong tỉnh Yên Bái, sau Nhà máy thủy điện Thác Bà có công suất 120 MW.  Thủy điện Văn Chấn được khởi công xây lắp từ tháng 9/2009, đến tháng 10/2013 nhà máy đã hòa vào lưới điện quốc gia.Việc nhà máy thủy điện Văn Chấn đi vào hoạt động góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội các xã vùng núi cao, đặc biệt khó khăn thuộc huyện Văn Chấn. 

Chủ trương của lãnh đạo Tập đoàn cũng như của lãnh đạo Công ty CP Thủy điện Văn Chấn là áp dụng 5S một cách thực chất đi vào chất lượng không hình thức và hướng tới các mục tiêu cơ bản sau.

1. Nơi làm việc đảm bảo an toàn không có tai nạn lao động, các nguy cơ mất an toàn được nhận diện và cảnh báo, môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện hơn.

2. Mọi người trở nên có kỷ luật, thái độ tích cực hơn trong việc phát huy sáng kiến và cải tiến liên tục trong công việc (kaizen).

3. Các vấn đề bất thường hay sự cố tiềm ẩn được thể hiện trực quan và được giải quyết nhanh chóng, đơn giản. 

4. Các vấn đề bất thường hay sự cố tiềm ẩn được thể hiện trực quan và được giải quyết nhanh chóng, đơn giản. 

QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI 

Chương trình thực hành tốt 5S được triển khai từ cuối năm 2017 tại 3 khu vực: văn phòng, nhà máy và đập thủy điện. 

Giai đoạn 1: Khởi động dự án đào tạo nhận thức CBCNV và tiến hành thực hiện S1 - Sàng lọc (15/ 12/ 2017 – 10 / 02/ 2018)

Trung tuần tháng 12/2017, Đoàn chuyên gia của Viện Năng suất Việt Nam đã có buổi làm việc đầu tiên với Ban lãnh đạo, đội ngũ quản lý cấp trung của Công ty Cổ phần Thủy điện Văn Chấn. Đồng thời, Đoàn chuyên gia đã tiến hành tham quan, khảo sát hiện trạng văn phòng công ty, đập thủy điện và nhà máy sản xuất để có thể tư vấn, hỗ trợ tốt nhất. Với sự cam kết thực hành 5S của toàn công ty, phía chuyên gia cũng như ban lãnh đạo đã lập kế hoạch triển khai dự án với các nội dung chính như sau:

•        Quyết định thành lập Ban chỉ đạo thực hành tốt 5S, Ban kiểm tra đánh giá, Ban tuyên truyền; 

•        Chỉ định cán bộ chịu trách nhiệm chính về 5S tại các khu vực, phòng ban khác nhau;

•        Tiến hành các buổi đào tạo, tập huấn về 5S cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên toàn công ty;

•         Lập kế hoạch thực hiện 5S, quy định thực hành tốt 5S;

•        Tổ chức thực hiện kế hoạch, thúc đẩy tinh thần toàn công ty triển khai dự án. 

            ​Chuyên gia tiến hành khảo sát thực trạng

Cũng trong giai đoạn này, đội ngũ chuyên gia đã hướng dẫn lên kết hoạch tổng vệ sinh cho tiểu ban đào tạo tuyên truyền; hướng dẫn xây dựng sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh 5S; hướng dẫn xây dựng và ban hành bộ quy định hướng dẫn thực hành tốt 5S, chuyển giao tài liệu cho tiểu ban tuyên truyền, tiểu ban đã xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn thực hành tốt 5S tại đơn vị(bộ quy định thực hành tốt 5S, bộ tài liệu đào tạo của Công ty CP Thủy điện Văn Chấn); hướng dẫn thực hành 3S tại các khu vực của nhà máy, khu vực đập cho các vị trí phụ trách 5S tại các khu vực.

Giai đoạn 2: Hướng dẫn thực hiện S2 – Sắp xếp, S3 Sạch sẽ và bước đầu thực hiện S4 Chuẩn hóa từ tháng 4/2018

Với sự thay đổi về nhân sự trong Công ty, đội ngũ chuyên gia đã hướng dẫn cập nhật ban hành lại quyêt định thành lập Ban chỉ đạo dự án 5S. Do thời gian gấp rút lại gặp phải xáo trộn về nhân sự, Ban lãnh đạo cùng chuyên gia tư vấn đã quyết định: Lựa chọn 02 sàn 140 và sàn 121 đảm bảo nguồn lực tập trung thực hành 3S và tiến tới S4 -  tiêu chuẩn hóa. 

Bên cạnh đó, nhóm chuyên gia cũng đã tiến hành hướng dẫn chi tiết cho tiểu ban đào tạo tuyên chuyền xác định các vấn đề và cách thức tiêu chuẩn hóa (tài liệu xác định vấn đề); hướng dẫn xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nội bộ và tiến hành thực hành đánh giá nội bộ (bộ quy trình đánh giá nội bộ và báo cáo đánh giá nội bộ); hướng dẫn xây dựng bảng tin tuyên truyền về các hoạt động của Công ty và hoạt động 5S (tài liệu hướng dẫn xây dựng bảng tin); hướng dẫn xây dựng và ban hành bộ quy chế triển khai áp dụng thực hành tốt 5S (tài liệu hướng dẫn, tài liệu ban hành).

           Hướng dẫn tiêu chuẩn hóa và các ý tưởng cải tiến cho các khu vực trong nhà máy

    Hướng dẫn chuẩn hóa S4 – Tiêu chuẩn hóa

Việc triển khai thí điểm chương trình 5S tại Công ty Cổ phần Thủy điện Văn Chấn nhận được sự ủng hộ rất lớn từ Bitexco Power. Từ phía Tập đoàn đến lãnh đạo Công ty đều mong muốn chương trình thực hành tốt 5S sẽ giúp cải thiện môi trường làm việc và nâng cao chất lượng công việc của người lao động.

Ngoài ra, sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo Công ty cùng với sự quyết tâm của toàn thể CBCNV với chương trình thực hành tốt 5S được coi là những thuận lợi nhất định khi triển khai chương trình.Điều này được phần nào thể hiện qua những ý tưởng cải tiến đã được đưa ra hay việc CBCNV thực hiện nâng cao hiệu quả quản lý trong quá trình sản xuất như quản lý kho, quản lý trang thiết bị, dụng cụ, máy móc…

Tuy nhiên, để có thể hoàn thành dự án, nhóm chuyên gia tư vấn và CBCNV Công ty cũng gặp phải nhiều trở ngại, thách thức như: dự án được triển khai vào dịp cuối năm nên còn nhiều hạn chế như nghỉ tết, bảo trì, bảo dưỡng; diện tích nhà máy trên số lượng công nhân tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều vì vậy sức người tập trung cho dự án còn hạn chế; nhà máy Thủy điện Văn Chấn bước vào giai đoạn tự đại tu (7/3 – 7/4 2018) nên không có đủ thời gian cho chương trình 5S; sự điều chỉnh thay đổi lãnh đạo Công ty, định biên lại các phòng ban, phân xưởng; nguồn lực con người tương đối mỏng; thời gian cho dự án không có nhiều; và ngoài ra trang thiết bị nặng cũng gây ảnh hưởng đến sàn, cẩu trục đồng thời tạo ra khó khăn trong việc di chuyển, sàng lọc,sắp xếp,..

Dẫu vậy, sau một thời gian dài triển khai, kết quả đạt được rất tích cực. Có thể kể đến như: 

• Hầu hết các khu vực đã thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ và tiến dần đến bước Tiêu chuẩn

hóa (Săn sóc)

• Các khu vực được phân chia rõ ràng, dễ nhận biết; các vật tư trang thiết bị được gắn biển định vị vị trí

• CBCNV tự giác thực hiện vệ sinh định kỳ các khu vực sàn, tường trần để diện mạo chung tại nhà máy và khu vực đập được cải thiện, tạo môi trường làm việc sạch đẹp hơn

• Ban Tiểu ban 5S đã xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn CBCN thực hành tốt 5S

• Phần lớn CBCNV tham gia tích cực vào công tác Sàng lọc, sắp xếp

• Cơ bản các tầng, các sàn được tiến hành Sàng lọc và phân loại được các dụng cụ, đồ vật cần thiết và không cần thiết để loại bỏ ( khoảng 05 xe công nông phế thải được chuyển ra khỏi nhà máy và khu vực đập)

• Thu hồi hơn 50% diện tích ở các sàn trước đây để các vật tư và phế liệu sau khi vận hành nhà máy

• Các công cụ, dụng cụ đã được sàng lọc và sắp xếp bước đầu tiến hành chuẩn hóa một cách khoa học và hợp lý

• Hồ sơ tài liệu đã và đang được tiếp tục sàng lọc và sắp xếp quấn chiếu đảm bảo lưu trữ khoa học và hợp lý

• Môi trường sinh hoạt cũng như làm việc của CBCNV ngày một được cải thiện tốt hơn (xây dựng nhà xe cho CBCNV, cải tạo khu vực nhà ăn, lắp truyền hình K+ phục vụ đời sống tinh thần cho CBCNV…).

Dù hài lòng với những kết quả khả quan mà 5S mang lại, Ban lãnh đạo Công ty cũng như nhóm chuyên gia tư vấn nhận định rằng thực hành tốt 5S là chương trình chiến lược với tầm nhìn dài hạn, do đó đòi hỏi sự nỗ lực hết sức của CBCNV trong nhiều năm tới để duy trì thành quả ban đầu, tạo nền tảng vững chắc, phát triển hơn nữa trong tương lai. Đây cũng là quan điểm của ông Doãn Văn Hùng- Giám đốc công ty trong buổi làm việc với nhóm chuyên gia sau khi hoàn thành chương trình 5S. Ông đánh giá cao nỗ lực, quyết tâm của CBCNV trong việc triển khai 5S tại đơn vị dù gặp phải khá nhiều khó khăn bước đầu như nguồn nhân lực mỏng, trang thiết bị có trọng lượng nặng gây khó khăn khi di chuyển, sắp xếp lại...

Các CBCNV công ty cũng nhận thấy nhiều sự thay đổi sau khi triển khai chương trình thực hành tốt 5S như môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng hơn; dụng cụ được sắp xếp gọn gàng, có dán nhãn nhận biết giúp mọi người dễ lấy, dễ sử dụng... “ Rõ ràng, khi CBCNV nhận thức được 5S có giá trị như thế nào, mọi người đã rất hào hứng tham gia và quan trọng hơn là mỗi người hình dung được mình là một phần trong cả tập thể đang nỗ lực thay đổi để tốt hơn trong tương lai” . Ông Thái Thăng Long- trưởng ban chỉ đạo 5S chia sẻ. 

Đánh giá cao sự cam kết của Ban lãnh đạo Công ty và sự quyết tâm của CBCNV Công ty Thủy điện Văn Chấn, tuy vậy, đại diện nhóm chuyên gia khẳng định thực hành tốt 5S không quá khó nhưng để duy trì lại không hề dễ. Do đó, nhóm chuyên gia đã có những đề xuất, kiến nghị sau khi triển khai nhằm giúp công ty đạt được kết quả tích cực hơn,tiêu biểu như: 

• Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm cho từng nhóm, từng cá nhân, tạo checklist vệ sinh yêu cầu kiểm tra, đánh giá mỗi khi kết thúc ca; 

• Tích cực tổ chức tuyên truyền, đào tạo hướng dẫn cho toàn bộ CBCNV hiểu sâu hơn về 5S và khuyến khích mọi người đóng góp sáng kiến cải tiến trong công việc;

• Các cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng tháng cần đưa nội dung 5S để trao đổi cũng

như định hướng 5S vào trong công việc sản xuất;

• Đơn giản hóa thủ tục thanh lý các vật tư không sử dụng...;

• Xây dựng cơ chế khuyến khích cho các nhóm triển khai tốt ở các khu vực cho mỗi giai đoạn.

Là đơn vị được chọn triển khai thí điểm chương trình thực hành tốt 5S, việc Công ty Cổ phần Thủy điện Văn Chấn áp dụng thành công 5S là một thành quả đáng ghi nhận với những nỗ lực, quyết tâm của toàn thể CBCNV Công ty. Hy vọng Công ty Cổ phần Thủy điện Văn Chấn có thể giữ vững thành quả đã tạo dựng được trong suốt quá trình triển khai và có những bước tiến mới trong lĩnh vực cải tiến năng suất chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội các xã vùng núi cao, đặc biệt khó khăn của huyện Văn Chấn nói riêng và tỉnh Yên Bái nói chung.