Khoa học công nghệ ngành Công Thương

Thứ bảy, 14/12/2019 | 10:32

Thứ bảy, 14/12/2019 | 10:32

Năng suất chất lượng

Cập nhật lúc 10:07 ngày 16/01/2019

Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 tại Công ty Sản xuất thương mại và Dịch vụ Tân An Phú

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Tân An Phú thành lập năm 2007 với vốn điều lệ ban đầu là 2 tỷ đồng. Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng được yêu cầu phát triển, Công ty xây dựng và chuyển văn phòng và xưởng chế tạo về địa chỉ mới ở khu đất thuộc nhà máy Z153 vào năm 2011 tại Thị trấn Đông Anh, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội. Nhà xưởng, khối văn phòng được xây dựng trên một diện tích hơn 2,000  và được trang bị đầy đủ thiết bị chế tạo hơn và đang trong quá trình mở rộng.
Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh, Công ty hoạt động trong 3 mảng lĩnh vực chính: thiết kế thi công, lắp đặt các công trình kết cấu nhà xưởng, hệ thống động lực; thiết kế, xây dựng, lắp đặt các công trình xử lý nước sạch, nước tinh khiết, hệ thống nước công nghiệp, nước thải công nghiệp – nước thải sinh hoạt; và gia công cơ khí chính xác: các đồ gá lắp ráp, gia công, dưỡng,… và các linh kiện cơ khí cung cấp cho các lĩnh vực khác nhau (đồ gia dụng, phụ kiện xe máy…).
Trong xu thế cạnh tranh ngày nay, nhờ đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý các cấp và đội ngũ công nhân kỹ thuật các chuyên ngành, sắp xếp và củng cố tổ chức bộ máy hoạt động trong Công ty, Công ty đã được khách hàng tin cậy giao cho nhiều dự án/đơn hàng có giá trị lớn. Tất cả các sản phẩm do Công ty đảm nhiệm thực hiện đều được các khách hàng đánh giá cao về chất lượng cũng như tiến độ. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, Công ty gặp nhiều thách thức, có thể kể đến như: cần phải tối ưu hóa được năng lực để đáp ứng chất lượng và giá thành; hệ thống quản lý đòi hỏi phải tiệm cận và tích hợp dần với hệ thống quản lý của khách hàng, tạo ra sự an tâm cho khách hàng; cạnh tranh gay gắt giữa các công ty trong và ngoài nước như Nhật Bản, Đài Loan, Malaysia, Hàn Quốc…
Nhằm đáp ứng các yêu cầu đó, Công ty thương mại sản xuất và dịch vụ Tân An Phú quyết định tiếp tục áp dụng và cập nhật, chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 9001 áp dụng cho các sản phẩm gia công cơ khí chính xác. 
Quá trình về chuyển đổi, cập nhật ISO 9001:2015 tại Công ty
Mục tiêu chính là xây dựng hệ thống quản lý năng lượng theo ISO 9001 cho hoạt động sản xuất sản phẩm gia công cơ khí chính xác tại Công ty Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Tân An Phú. Phạm vi áp dụng là cập nhật hệ thống quản lý chất lượng cho lĩnh vực gia công cơ khí chính xác.
Khảo sát thực trạng doanh nghiệp:
Quá trình khảo sát thực trạng được thực hiện thông qua các phương pháp: trao đổi và phỏng vấn đại diện lãnh đạo và cán bộ nhân viên của từng đơn vị; xem xét và lấy mẫu ngẫu nhiên tài liệu và hồ sơ liên quan; quan sát thực tế nơi làm việc để tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý và các quá trình hoạt động tại các bộ phận/lĩnh vực.
Các bước chuyển đổi, cập nhật hệ thống quản lý chất lượng:
Quá trình chuyển đổi, cập nhật hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được thực hiện theo các bước sau:
- Hướng dẫn Công ty thành lập Ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9001 tại Công ty; chịu trách nhiệm giám sát và đốc thúc việc thực hiện dự án theo yêu cầu của tiêu chuẩn;
- Tiến hành khảo sát thực trạng hệ thống quản lý hiện có so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để tìm ra những điểm chưa đầy đủ cần bổ sung hoặc sửa đổi, đồng thời nắm rõ quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại của Công ty;
- Đào tạo về nhận thức chung và các yêu cầu của ISO 9001 cho cán bộ nhân viên của Công ty nhằm nâng cao nhận thức về chất lượng và hệ thống chất lượng để sẵn sàng tham gia vào các hoạt động trong khuôn khổ dự án;
- Đào tạo, tư vấn và hỗ trợ nhóm thực hiện dự án của Công ty (khoảng 5-7 cán bộ) về kỹ thuật xây dựng văn bản hệ thống chất lượng (bao gồm Sổ tay chất lượng, Chính sách và mục tiêu chất lượng, các quy trình và hướng dẫn công việc…);
- Làm việc với các cán bộ được phân công trách nhiệm viết các tài liệu cụ thể nhằm xác định quy trình công việc và nội dung cần phải được lập thành văn bản, hướng dẫn chi tiết cách thức văn bản hoá các nội dung cần thiết;
- Xem xét các văn bản/ tài liệu của hệ thống chất lượng đã được Công ty dự thảo và tư vấn để Công ty có những cải tiến thích hợp, đảm bảo thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn và chất lượng hoạt động của Công ty. Sau khi các văn bản/tài liệu này được phê duyệt.
- Tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho nhóm các cán bộ trực tiếp thực hiện Dự án trong việc áp dụng hệ thống chất lượng tại những khu vực chức năng và phòng ban mà họ phụ trách;
- Theo dõi và xác nhận việc thực hiện và tuân thủ hệ thống chất lượng theo Sổ tay chất lượng và các quy trình bằng văn bản cũng như việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001;
- Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ của Công ty (khoảng 3-5 người), đảm bảo các chuyên gia này đủ trình độ và kỹ năng đánh giá theo yêu cầu của tiêu chuẩn và có khả năng tiến hành các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ tại Công ty;
- Tiến hành cuộc đánh giá nội bộ cùng với các chuyên gia đánh giá đã được đào tạo của Công ty để đảm bảo sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 và cùng Công ty đề xuất, tiến hành các biện pháp khắc phục, phòng ngừa cần thiết;
- Tư vấn cho Công ty trong việc lựa chọn Tổ chức Chứng nhận và giúp Công ty tiến hành các thủ tục cần thiết để đăng ký chứng nhận;
- Xem xét kết quả đánh giá của Tổ chức Chứng nhận và giúp Công ty thực hiện các biện pháp khắc phục đối với những vấn đề còn tồn tại (nếu có) cho đến khi Công ty nhận được chứng chỉ phù hợp ISO 9001:2015;
Đánh giá chung về kết quả và lợi ích đạt được
- Triển khai các khóa đào tạo như khóa nhận thức chung về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho cán bộ, công nhân viên.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản đưa vào sử dụng trên thực tế thông qua việc xác định bối cảnh hoạt động của tổ chức, các quá trình (đặc biệt là quá trình trực tiếp tạo sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách hàng), trình tự – mối tương tác cũng như cách thức để kiểm soát quá trình. Các hoạt động tác nghiệp được phân định rõ ràng, công nhân viên được phổ biến và triển khai đúng công việc nhất quán.
- Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân; tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc.
Các kết quả cụ thể
- Xác định bối cảnh hoạt động của Công ty trong giai đoạn 2018 – 2012, từ đó triển khai hệ thống Quản lý chất lượng phù hợp với bối cảnh;
- Nhận diện, đánh giá và có biện pháp xử lý rủi ro đối với từng quá trình và toàn hệ thống trong Công ty;
- Cập nhật và chuyển đổi hệ thống gồm 12 quy trình cùng toàn bộ hệ thống biểu mẫu làm chuẩn thống nhất giúp dễ thực hiện, dễ kiểm soát và hạn chế được sai sót cho các bộ phận thực hiện,trong đó Quy trình mua hàng và quy trình sản xuất đã tích hợp được các mẫu biểu theo hệ thống Quản lý chất lượng của Khách hàng.
- 100% sản phẩm sản xuất ra được kiểm soát về mặt chất lượng, đặc biệt là sản phẩm mẫu thông qua việc xây dựng các bước kiểm soát thành quy trình và được phổ biến thực hiện nghiêm túc.
- Đã tạo lập hướng dẫn và thực hiện kiểm tra, kiểm soát từ vật tư đầu vào cho đến giao hàng.
- Cơ chế nhận biết và xử lý sản phẩm không phù hợp tại các công đoạn được nhận biết rõ ràng thông qua các quy trình/ hướng dẫn thực hiện, nhờ đó giảm được tỷ lệ phế phẩm công đoạn (giảm 60% phế phẩm công đoạn).
- Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
- Khiếu nại của khách hàng đã có cơ chế tiếp nhận và phản hồi rõ ràng. Tỷ lệ khiếu nại khách hàng từ 12% giảm xuống còn 2%. Khách hàng tin tưởng, đặt hàng và mở rộng được sản xuất (thêm 02 khách hàng sau 3 tháng triển khai)
- Hệ thống đã được Trung tâm chứng nhận phù hợp Quacert đánh giá cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong tháng 12/2018.
Một số hình ảnh minh họa về kết quả đạt được:
Thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm
Thuận lợi:
Lãnh đạo cam kết thực hiện và cung cấp nguồn lực cũng như có biện pháp huy động sự tham gia của mọi công nhân viên để xây dựng và nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý.
Toàn bộ cán bộ công nhân viên đều mong muốn đóng góp phần mình vào sự phát triển của Công ty.
Hiện tại với qui mô Công ty vừa và nhỏ nên việc đưa Hệ thống Quản lý chất lượng vào áp dụng sẽ tạo được mô hình chuẩn, dễ quản lý, tạo nền tảng phát triển sau này.
Khó khăn:
Công ty gặp khó khăn ban đầu trong việc xây dựng hệ thống quán lý chất lượng phù hợp với bên khách hàng và nhà cung cấp.
Bài học kinh nghiệm
Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ càng trước khi áp dụng triển khai hệ thống Quản lý chất lượng như: hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa của dự án; công việc cần làm và phải nhận được sự ủng hộ của toàn bộ nhân viên;
Lãnh đạo cần tiếp tục cam kết cung cấp nguồn lực để triển khai hệ thống Quản lý chất lượng;
Công nhân viên trong quá trình thực hiện cần có nhận thức sâu sắc về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, từ đó cải thiện khả năng tổ chức, nâng cao hiệu quả lao động3, chủ động trong công việc của mình.
Thực hiện các hoạt động của hệ thống như đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo định kỳ (lưu ý duy trì theo đúng quy định tại quy trình, ví dụ : họp xem xét của lãnh đạo thực hiện 3 tháng/lần);
Duy trì hoạt động của Ban ISO của Công ty nhằm từng bước tổ chức thực hiện hệ thống ngày một hoàn thiện hơn; đặc biệt cần tiếp tục bổ sung kiến thức về hệ thống cho các nhân viên là đánh giá viên nội bộ để việc duy trì và cải tiến hệ thống hiệu quả.
Theo Viện Năng suất Việt Nam
lên đầu trang