Hệ thống ISO điện tử là phần mềm trực tuyến thông qua mạng Internet giúp mang lại nhiều lợi ích, giúp lãnh đạo có thể theo dõi được tình hình xử lý các thủ tục theo quy trình ISO một cách tổng thể hoặc đi vào từng chi tết, từ đó làm căn cứ để chỉ đạo, điều hành nâng cao hiệu quả cải cách hành chính của đơn vị. Bên cạnh đó, thông qua hệ thống ISO điện tử, Ban chỉ đạo ISO cấp tỉnh hoặc đoàn đánh giá còn có thể theo dõi được quá trình duy trì và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của các cơ quan thông qua mạng Internet, giúp tiết kiệm được thời gian kiểm tra, công sức và chi phí đi lại, mang lại kết quả đánh giá chính xác và khách quan hơn.

Nhằm tận dụng những lợi ích của hệ thống ISO điện tử, đồng thời chuẩn hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính, từ đầu năm 2022, tỉnh Quảng Ninh đã triển khai phần mềm ISO điện tử theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước và đã được những kết quả tích cực. 

Tính đến nay, hệ thống ISO điện tử đã được triển khai ứng dụng đến 227 cơ quan đơn vị hành chính nhà nước của tỉnh Quảng Ninh, trong đó có 25 sở, ban, ngành và 12 chi cục thuộc sở, ban, ngành; 13 UBND cấp huyện và 177 UBND cấp xã, phường, thị trấn. Áp dụng hệ thống ISO điện tử đã mang lại những thay đổi rõ nét trong công tác giải quyết thủ tục hành chính tại các đơn vị này.

Cụ thể, nếu như trước đây, các cán bộ, công chức phải tra soát, cập nhật, ký xác nhận bổ sung quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trên giấy thì nay, tất cả quy trình này đều có thể được thực hiện trên hệ thống điện tử: https://iso.quangninh.gov.vn. Qua đó, giúp rút ngắn thời gian, không phải in ấn, lưu trữ giấy tờ.

Bên cạnh đó, hoạt động quản lý tài liệu hồ sơ cũng được thực hiện một cách nề nếp, thuận tiện cho quá trình truy cập và sử dụng nhờ hệ thống ISO điện tử. Theo đó, các hồ sơ lưu trữ được nhận biết và bảo quản đúng quy cách nên hạn chế được tình trạng mất, hỏng. Nhiều sai sót trong công việc cũng được giảm thiểu đáng kể.

Đáng chú ý, với phần mềm ISO điện tử, tất cả các thủ tục hành chính từ cấp tỉnh đến cấp xã đều được rà soát xây dựng thành quy trình ISO đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ thời gian. Các quy trình thủ tục hành chính được niêm yết công khai, minh bạch tại trụ sở các cơ quan, Trung tâm Hành chính công cấp tỉnh, cấp huyện và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã và trên cổng thông tin điện tử. Đặc biệt, cán bộ luôn tôn trọng và lắng nghe ý kiến tham gia góp ý của tổ chức cá nhân; chủ động thực hiện thăm dò sự hài lòng của khách hàng để làm cơ sở cho sự cải tiến chất lượng.

Việc kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin với xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, tăng cường tính giám sát, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân, doanh nghiệp cũng như đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.