Với mục tiêu phát triển nguồn nhân lực sẵn sàng tiếp nhận, thực hiện hoạt động cải tiến năng suất chất lượng và xây dựng, duy trì văn hóa cải tiến liên tục cho doanh nghiệp ngành công nghiệp ở Việt Nam, Viện Năng suất Việt Nam (VNPI) được giao thực hiện nhiệm vụ “Đào tạo, hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen tại các doanh nghiệp ngành công nghiệp”. Đây là nhiệm vụ thuộc Dự án  “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa ngành công nghiệp” do Bộ Công Thương chủ trì. 

Trong ngành công nghiệp, cải tiến liên tục - Kaizen đã trở thành yếu tố vô cùng quan trọng để cạnh tranh hiệu quả. Kaizen là một phương pháp cải tiến năng suất chất lượng đã khá quen thuộc, tuy nhiên chưa được thấu hiểu để thực hành có hiệu quả. Việc nâng cao năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm có ảnh hưởng then chốt đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Các hoạt động Kaizen là một cách để thúc đẩy cải tiến về năng suất của người công nhân, giúp lãnh đạo doanh nghiệp tìm ra những cách thức mới để tiết kiệm thời gian, không gian và tăng năng suất lao động. Khi thực hiện Kaizen, ý tưởng của người lao động được khuyến khích, những cải tiến nhỏ, thường xuyên nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, đơn giản hóa quá trình làm việc, giảm phế liệu và khuyết tật, đồng thời giảm thiểu chi phí.

Kaizen không phải là phương pháp để làm giảm bớt lực lượng lao động, mà là một cách làm hỗ trợ cho việc đạt được tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp. Nhân sự không cần thiết sẽ được sắp xếp, bố trí lại trước khi bắt đầu hành trình tiến đến sản xuất tinh gọn. Doanh nghiệp không nên để người lao động nghĩ rằng họ đang không có việc làm. Sự tham gia của người lao động là chìa khóa đối với thành công của Kaizen, và người lao động cần nhận thức rằng những gì hiện tại luôn cần phải được cải tiến. Đối với người lao động, cải tiến thường mang tính cá nhân, họ sở hữu ý tưởng và trực tiếp hưởng lợi từ những thành quả của cải tiến.

Việc áp dụng cải tiến kaizen cũng đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải quyết tâm, kiên nhẫn, thực hiện bài bản, có chiến lược, có cơ chế và phương pháp thích hợp.

Cách tiếp cận theo Kaizen được đánh giá là rất quan trọng do mang lại những hiệu quả lớn về nguồn lực tài chính và nhân lực, vì Kaizen không bao giờ thực sự kết thúc nên việc tiếp tục cải tiến sẽ làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng. Tất cả những ý tưởng của nhân viên cần phải được khám phá, đặc biệt là những ý tưởng đòi hỏi ít hoặc không đòi hỏi phải có đầu tư mới thành công. Trong nhiều trường hợp Kaizen có thể không yêu cầu đầu tư thiết bị để giải quyết những điểm nghẽn trong quá trình sản xuất. Khi xảy ra tắc nghẽn, doanh nghiệp nên có cơ chế để Kaizen được thực hiện một cách tự động, trước khi cân nhắc việc đầu tư mua sắm máy móc thiết bị mới. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị mới mà quá trình sản xuất vẫn có hiệu quả.

Kaizen giúp giảm làm thêm giờ bằng cách cải tiến quá trình, rút ngắn thời gian sản xuất và giảm đáng kể khối lượng công việc trong quá trình. Các kết quả khác thường thấy khi thực hiện Kaizen là việc sử dụng không gian hiệu quả hơn, giảm nhân công, chất lượng cao hơn, dịch vụ nhanh hơn cho khách hàng và qua đó cải thiện được lợi nhuận của doanh nghiệp. Sự linh hoạt của Kaizen ở chỗ Kaizen có thể áp dụng ở mọi nơi trong nhà máy, văn phòng cho đến các khu vực giao hàng. Doanh nghiệp có thể loại bỏ lãng phí ở bất cứ nơi nào trong doanh nghiệp với tinh thần Kaizen. Với mỗi đề tài Kaizen được thực hiện, là cơ hội để đào tạo và huấn luyện cho nhân viên, qua đó giá trị mà nhân viên đóng góp cho doanh nghiệp cũng sẽ được nâng lên. Những thành viên thực hiện các đề tài Kaizen ở khu vực điểm sẽ lan tỏa phương pháp thực hành Kaizen đến toàn bộ doanh nghiệp.

​

Thông qua việc thực hành Kaizen, chất lượng sản phẩm và tinh thần của nhân viên sẽ được cải thiện, sự tôn trọng và niềm tin được xây dựng. Ý tưởng tốt sẽ tạo ra nhiều ý tưởng tốt hơn. Kết quả tốt sẽ loại bỏ sự sợ hãi đối với thất bại. Khó có thể đo được tinh thần tốt, nhưng sự tham gia thường xuyên vào các hoạt động Kaizen sẽ được cải thiện khi Kaizen trở thành một phần của công việc hàng ngày. Giao tiếp cũng được cải thiện đáng kể ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Và, khi tinh thần và giao tiếp được cải thiện, môi trường làm việc cũng sẽ được cải thiện và vấn đề an toàn cũng sẽ được đảm bảo. Sự bất đồng trong quá trình sản xuất sẽ giảm bớt nhờ có sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau.

Xuất phát từ những lợi ích của Kaizen, và để thực hiện mục tiêu của nhiệm vụ, nhóm chuyên gia năng suất của Viện Năng suất Việt Nam đã thiết kế các chương trình, nội dung đào tạo và phương pháp tư vấn phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp ngành công nghiệp. Hoạt động đào tạo được thiết kế theo hình thức lý thuyết kết hợp với thực hành tại hiện trường sản xuất của các doanh nghiệp đã giúp các học viên có cơ hội vận dụng những phương pháp cải tiến được học trên lớp vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Giảng viên đóng vai trò người hướng dẫn, giúp học viên rèn luyện các kỹ năng phát hiện vấn đề, tìm kiếm lãng phí, thu thập dữ liệu để phân tích hiện trạng và phối hợp với nhân sự của doanh nghiệp để đề xuất và lựa chọn những giải pháp cải tiến phù hợp.

Thông qua chương trình đào tạo, doanh nghiệp cũng thu được những lợi ích đáng kể từ những đề xuất của học viên, giúp xác định những cơ hội cải tiến cho doanh nghiệp khi hoạt động thực hành kết thúc. Hoạt động tư vấn được thiết kế theo hình thức huấn luyện trực tiếp (coaching). Phương pháp này là một quá trình hợp tác, đồng hành giữa chuyên gia tư vấn (Coach) và đội cải tiến của doanh nghiệp (Coachee) nhằm khai mở tư duy, sáng tạo, truyền cảm hứng; từ đó tối ưu khả năng cá nhân và kỹ năng thực hành cải tiến liên tục tại hiện trường sản xuất.

Với sự hỗ trợ của Vụ Khoa học và công nghệ, Bộ Công Thương, Viện Năng suất Việt Nam đã thực hiện được 04 khóa đào tạo với 160 người tham dự và thực hiện hoạt động tư vấn theo hình thức Huấn luyện trực tiếp cho 15 doanh nghiệp công nghiệp ở cả 03 miền Bắc, miền Trung và miền Nam. Các học viên tham dự khóa đào tạo đã tiếp thu nhiều kiến thức tổng hợp, phương pháp và kỹ năng cải tiến năng suất theo triết lý Kaizen. Nhóm/đội cải tiến của các doanh nghiệp được hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn thực hành cải tiến liên tục đã được huấn luyện các phương pháp cải tiến liên tục theo Kaizen tại hiện trường sản xuất, bước đầu hình thành văn hóa cải tiến tại doanh nghiệp, làm nền tảng cho các chương trình cải tiến, đổi mới nhằm tối ưu hóa quá trình sản xuất của doanh nghiệp.