Từ năm 1986, cuốn sách “Kaizen chìa khóa của sự thành công” được xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.

Trong Tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn.

Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ nhất xuất phát từ những công việc thường ngày. Khi áp dụng ở nơi làm việc, đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, từ cán bộ quản lý đến người công nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực hiện Kaizen ít tốn kém nhưng mang mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Các đặc điểm của Kaizen bao gồm: Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc; Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm chi phí; Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo; Nhấn mạnh hoạt động nhóm; Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu. Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến. Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình. Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi quá trình sai lỗi.

Các chương trình Kaizen cơ bản: 5S: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke (Tiếng Việt là Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng) được áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, khoa học và sạch sẽ; KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các khuyến khích về tài chính và phi tài chính; QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và Kaizen trong nơi làm việc; JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một phần trong hệ thống sản xuất của Toyota. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại Công ty Toyota chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất; 7 Công cụ thống kê: Là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để đưa ra các quyết định.

Thực hành Kaizen, nếu được triển khai đúng, có thể khuyến khích nhân viên nghĩ khác về công việc của họ và thúc đẩy tinh thần cũng như ý thức trách nhiệm của nhân viên về nơi làm việc của họ. Điều này là do thông qua sự trao quyền của lãnh đạo cao nhất, nhân viên sẽ bắt đầu cảm thấy rằng họ cũng tham gia một phần vào quá trình ra quyết định và cải tiến.

Để thực hành Kaizen, các doanh nghiệp sẽ áp dụng chu trình Hoạch định-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA) để giải quyết cả các vấn đề ở các bộ phận chức năng và chức năng chéo trong các hoạt động của họ (Imai, 1986). Trong giai đoạn lập kế hoạch, nhân viên sẽ cố gắng xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Khi họ đã xác định được các khu vực có vấn đề, bước tiếp theo là thực hiện Kaizen. Để thực hiện Kaizen, các nhân viên có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để hiểu rõ hơn về các lĩnh vực lãng phí hiện tại như kỹ thuật 5WHI hoặc kỹ thuật lập sơ đồ dòng giá trị (VSM).

Lợi ích hữu hình: Tích lỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn; Giảm các lãng phí, tăng năng suất; 

Lợi ích vô hình: Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết; Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; Xây dựng nền văn hóa Công ty.