Phương pháp 5S do người Nhật phát minh. Người Nhật rất tự hào khi phương pháp này được áp dụng ngày càng rộng rãi trên thế giới với đa dạng ngành nghề khác nhau, trong đó có ngành công nghiệp thực phẩm. 

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (sẵn sàng). Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF¬DISCIPLINE”. Khi dịch sang tiếng Việt, 5 chữ s vẫn được áp dụng và có nghĩa “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”.

5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản và lan rộng sang nhiều nước khác. Tại Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Đến nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích như: Chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả rõ rệt, tạo hình ảnh tốt cho công ty.

Còn trong ngành công nghiệp thực phẩm, 5S đã được chứng minh là một mô hình giúp tăng hiệu quả hoạt động, cải thiện chất lượng và đảm bảo an toàn thực phẩm trong các nhà máy chế biến, vì 5S giúp tạo ra nơi làm việc an toàn, gọn gàng, sạch sẽ và có cấu trúc để giảm các loại chất thải.

Theo các chuyên gia, 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường tốt, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Trong một hệ thống sản xuất có đến 85% các vấn đề an toàn thực phẩm xuất hiện bởi những thất bại từ việc áp dụng Thực hành sản xuất tốt (GMP). Vì thế, 5S trở nên nổi bật trong toàn ngành như một cách để tuân thủ hiện đại hóa an toàn thực phẩm và các quy định dựa trên hành động phòng ngừa.

1. Hỗ trợ tích hợp quy trình làm việc trên toàn công ty, thông qua sự tham gia của tất cả nhân viên;

2. Tạo ra một nền tảng ổn định để thực hiện có hệ thống các hoạt động sản xuất tinh gọn cần thiết để giảm chất thải và sự không nhất quán, qua đó thúc đẩy công việc và gia tăng giá trị;

3. Nâng cao tinh thần và động lực của nhân viên thông qua tham gia thực hành;

4. Hợp lý hóa quy trình và giảm chi phí hoạt động;

5. Thu hút nhân viên giúp tạo ra nơi làm việc an toàn và bền vững hơn.

Các nhân viên và quản lý cấp cao có thể đều biết 5S là một khái niệm, nhưng việc thực hiện đòi hỏi sự cộng tác chặt chẽ với người lao động.

Đặt Phạm vi: Vì 5S có thể áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực tổ chức nào, hỗn hợp hàng hóa/dịch vụ, cho các khu vực khác nhau, thiết bị, vật phẩm, con người,... nên cần thiết phải đặt phạm vi dự án để áp dụng.

Sau khi giải quyết các vấn đề về chất lượng và an toàn thực phẩm trong nhà máy, 5S có thể được sử dụng để tập trung đặc biệt vào việc giảm chi phí vận hành hoặc tác động môi trường. Cách thiết thực nhất để tập trung sự nỗ lực áp dụng 5S trong một cơ sở thực phẩm là điều chỉnh các kỳ vọng tuân thủ chính của họ đối với các tiêu chuẩn GMP và thực hành vệ sinh an toàn thực phẩm.

Cam kết quản lý và động lực của nhân viên: Phương pháp 5S áp dụng cho các quy trình làm việc mà các nhân viên tuyến đầu phụ trách. Vì vậy, 5S thuộc về họ và họ cần được giáo dục, đào tạo, làm mới và thúc đẩy nó. Tuy nhiên, điều này sẽ không thể thực hiện được nếu ban quản lý không cam kết cung cấp khả năng lãnh đạo, tài nguyên và hỗ trợ cho nỗ lực 5S.

Giáo dục và đào tạo nhân viên: Để 5S có hiệu quả, hãy phân bổ cho mỗi nhân viên có trách nhiệm một khu vực làm việc. Giáo dục, đào tạo để cải tiến và làm mới chúng thường xuyên (hoặc theo yêu cầu) về các nhiệm vụ tại khu vực nhân viên đó phụ trách.

5S là một phương pháp trực quan, vì vậy hãy để nhân viên khám phá phương pháp nào họ cảm thấy hiệu quả nhất, vì chính ý tưởng của họ mang lại khả năng thành công cao nhất. Như Piter Senge (2006) (*) đã nói, khi hiểu các hệ thống làm việc, hãy làm cho nó đơn giản vì độ phức tạp động không chỉ là chi tiết đơn thuần.

Đánh giá cải tiến: Để duy trì cải tiến 5S, hãy tạo một hệ thống đánh giá trong đó nhân viên được đào tạo để đánh giá các bộ phận khác. Họ không cần một danh sách kiểm tra mà chỉ cần chia công việc đánh giá thành nhiều phần, phân bổ cho các nhóm khác nhau trên cơ sở luân phiên. Hãy để nhân viên gặp nhau thường xuyên trong 10 phút hay 15 phút để thảo luận, đề xuất các giải pháp cho các vấn đề chất lượng và an toàn thực phẩm.

Các giám sát viên có thể kiểm tra hằng ngày để đảm bảo các thủ tục được tuân thủ, hỗ trợ nhân viên các vấn đề về quy trình. Người giám sát có thể thực hiện kiểm tra hàng quý hoặc hàng tháng (sử dụng danh sách kiểm tra 5S) để đảm bảo 5S được theo dõi. Họ có thể tìm và giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong các kiểm tra này.

Các giám sát viên có thể kiểm tra để đảm bảo 5S chỉ được theo dõi khi thực hiện thay đổi quy trình. Họ có thể xem lại các SOP để tích hợp thay đổi và đảm bảo nó hoạt động tốt cho nhân viên.

Việc triển khai 5S có thể giúp các cơ sở chế biến thực phẩm tăng cường vệ sinh trong tổ chức của họ, cũng như tăng hiệu quả của họ.

5S sử dụng ý tưởng của một nhà máy trực quan trực tuyến, cho phép người lao động biết nhanh về công cụ và nơi để đặt lại sau khi họ dọn dẹp. Do đó, 5S có thể thúc đẩy cải thiện các tiêu chuẩn vệ sinh, xử lý vật liệu trong một cơ sở thực phẩm. Hiệu quả hoạt động tốt hơn cũng có thể được nhận ra bằng cách sử dụng các công cụ và thiết bị chất lượng cao, được mã hóa màu sắc, được thiết kế hợp vệ sinh, có tiêu chí tiêu chuẩn về các yêu cầu lựa chọn, lưu trữ, chăm sóc và bảo trì. Điều này giúp duy trì các điều kiện vệ sinh trong một hệ thống - yếu tố cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm, đáp ứng mong đợi của khách hàng. Khi được thực hành một cách nhất quán, 5S có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc ngăn ngừa hoặc giảm thiểu vi phạm an toàn thực phẩm, thu hồi thực phẩm và ngăn ngừa các bệnh truyền qua thực phẩm.