Có nhiều yếu tố góp phần thực hiện thành công Kaizen tại doanh nghiệp. Những yếu tố đó có thể là trao đổi thông tin tốt trong doanh nghiệp, có cơ chế khuyến khích công nhân đóng góp ý tưởng cải tiến, cam kết cao của lãnh đạo…

Chiến lược Kaizen đã được ngành công nghiệp Nhật Bản thực hiện thành công sau Chiến tranh thế giới thứ hai. Ban đầu, các sáng kiến ​​Kaizen được dẫn dắt bởi Công ty ô tô Toyota trong nỗ lực trở thành công ty dẫn đầu về sản xuất ô tô toàn cầu, cố gắng nhấn mạnh vào những thay đổi nhỏ, những giải pháp chi phí thấp, trao quyền cho nhân viên và sự phát triển của tổ chức liên tục cải tiến với trọng tâm là cải tiến quá trình hơn là kết quả.

Để thực hiện được chương trình Kaizen, tổ chức cần xây dựng được hệ thống khuyến nghị. Một hệ thống khuyến nghị cải tiến tốt sẽ khuyến khích giao tiếp hiệu quả giữa quản lý cao nhất và nhân viên/người công nhân cấp thấp nhất và khai thác được những ý kiến ​​cải tiến dựa trên kinh nghiệm họ có được trong suốt quá trình làm việc. Các nhân viên thực hiện công việc hàng ngày, nắm rõ quá trình thực hiện, do đó họ chính là người có khả năng cải tiến để làm cho quá trình được thực hiện dễ dàng hơn hoặc nhanh hơn. Các kết quả nghiên cứu cho thấy sự thành công của hệ thống khuyến nghị của Nhật Bản đã cho phép các công ty Nhật Bản cải thiện sự hài lòng của khách hàng, cải thiện chỉ số năng suất, đạt được tiêu chuẩn đẳng cấp thế giới, tăng sự hài lòng trong công việc của nhân viên và cải thiện doanh thu của doanh nghiệp.

Yếu tố thứ hai có thể góp phần vào thành công của chương trình thực hành Kaizen là cam kết của lãnh đạo cao nhất. Lãnh đạo cần có một chiến lược, chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp một cách rõ ràng để có thể khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục Kaizen trong doanh nghiệp. Chiến lược Kaizen với sự cam kết của lãnh đạo cao nhất, được thực hiện theo chu trình PDCA của Deming, Plan (Lập kế hoạch)- Do (Thực hiện) - Check (Kiểm tra) - Action (Hành động), được sử dụng như một công cụ để giải quyết các vấn đề khác nhau trong doanh nghiệp.

Sự hiện diện của “Nhà vô địch Kaizen’’ (Kaizen Champion) trong doanh nghiệp là yếu tố góp phần thứ ba để thực hành Kaizen thành công. “Nhà vô địch Kaizen” có kiến thức, kỹ năng trong việc thực hiện Kaizen, có động lực cao và cam kết dẫn đầu các hoạt động cải tiến liên tục. Họ là những tác nhân thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp. Ngoài ra, giao tiếp hiệu quả và quản lý tri ​​thức cũng là những yếu tố quan trọng khác mà một “Nhà vô địch Kaizen” cần có để thực hiện thành công Kaizen. Người quản lý tại phân xưởng sản xuất thường là những người có khả năng cao và phù hợp nhất trở thành “Nhà vô địch Kaizen” để dẫn dắt những thay đổi ở cấp độ phân xưởng bởi họ là cầu nối giữa quản lý cấp cao và nhân viên, đặc biệt là trong quá trình can thiệp để thay đổi. Nhà vô địch Kaizen đóng vai trò là người thúc đẩy.

Cơ cấu tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến kết quả thực hiện Kaizen. Các nhà quản lý cho thấy rằng tổ chức có cấu trúc ngang sử dụng mối quan hệ đặc biệt và thành viên có mức độ tự chủ, tự giác và cởi mở cao, có xu hướng thành công so với tổ chức quan liêu.

Việc hình thành được các giải quyết vấn đề (nhóm chất lượng và nhóm chức năng chéo) làm việc cùng nhau để thực hiện Kaizen cũng được coi là chất xúc tác quan trọng. Các nghiên cứu cho thấy việc trao quyền cho nhân viên là rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai Kaizen. Việc trao quyền cho nhân viên sẽ khuyến khích họ tham gia tích cực hơn vào quá trình giải quyết vấn đề và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với việc tìm ra giải pháp phù hợp.

Như vậy, sự tham gia của Lãnh đạo, việc thiết lập và đo lường mục tiêu rõ ràng, có được những Nhà vô địch Kaizen, sự tham gia tích cực của nhân viên, sự sẵn sàng các nguồn lực, xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng và hình thành được các nhóm chức năng chéo là những yếu tố góp phần vào sự thành công của việc thực hiện Kaizen.

Trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu về xác định các yếu tố góp phần giúp thực hiện Kaizen thành công. Trong một nghiên cứu điển hình được thực hiện bởi Puvansvaran và cộng sự năm 2010 về áp dụng Kaizen trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhóm nghiên cứu cho thấy, tư duy đúng đắn và sự tham gia quyết liệt của Lãnh đạo là rất quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện thành công Kaizen. Đối với nhân viên/công nhân, tư duy đúng đắn được thể hiện bằng thái độ “Có thể làm được” (I can do it) khi tiến hành hoạt động cải tiến.

Ngoài ra, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần khuyến khích và hỗ trợ mọi người nỗ lực theo định hướng hướng tới sự cải tiến của nhân viên. Một nghiên cứu khác được thực hiện tại Úc cũng cho kết quả tương tự và cung cấp thêm thông tin về cách các doanh nghiệp hỗ trợ việc thực hiện Kaizen của họ. Các doanh nghiệp lớn có xu hướng nỗ lực nhiều hơn đối với hoạt động đào tạo, trong khi doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hệ thống khuyến nghị và các chương trình khuyến nghị như một cách để hỗ trợ cơ chế thực hiện các hoạt động Kaizen.

Tại Việt Nam tuy chưa có nhiều nghiên cứu về các yếu tố góp phần vào sự thành công và những thách thức liên quan đến việc thực hiện Kaizen trong các doanh nghiệp nhưng thông qua nhiệm vụ “Đào tạo, hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen trong các doanh nghiệp ngành công nghiệp” ngành công thương đang tích cực hỗ trợ doanh nghiệp ngành công nghiệp thực hành tốt phương pháp Kaizen, đồng thời nhận thức rõ hơn về năng lực và điểm yếu của bản thân có thể cản trở họ trong hành trình cải tiến liên tục để nâng cao năng suất chất lượng và khả năng cạnh tranh. 

 Ths. Cao Hoàng Long, Viện Năng suất Việt Nam