Đây là điểm sáng trong công tác chuyển đổi số tại PC Bắc Giang, nhằm cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trước đây, nếu chưa áp dụng Văn phòng điện tử, hằng ngày, tại PC Bắc Giang, việc phân loại, cập nhật xử lý thông tin, luân chuyển công văn đến, công văn đi và hồ sơ lưu trữ phải cần đến hai nhân viên văn thư thực hiện; mặt khác, công tác tra cứu, tìm kiếm một công văn, báo cáo đã ban hành rất mất thời gian, công sức. Nhưng tới thời điểm hiện tại, theo chị Bùi Thị Thu Ngà, nhân viên văn thư của PC Bắc Giang, việc đưa vào sử dụng Văn phòng điện tử đã giúp văn thư cập nhật, xử lý và tra cứu thông tin rất thuận lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực. Đáng chú ý, việc liên kết gửi/nhận công văn giữa các đơn vị liên quan trên môi trường điện tử và việc tổng hợp thống kê số văn bản đi, văn bản đến, phân loại văn bản rất nhanh, chính xác. Chia sẻ thêm về vấn đề này, ông Đỗ Chí Tiến, Chánh văn phòng PC Bắc Giang cho biết, từ khi ứng dụng Văn phòng điện tử chỉ cần một nhân viên thực hiện tất cả các khâu trong công tác văn thư. Đáng chú ý, Văn phòng điện tử đã chứng minh được những tính năng ưu việt của văn phòng không giấy tờ. Nổi bật, các cấp lãnh đạo từ Công ty xuống Điện lực có thể điều hành công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi và quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch; tạo môi trường công việc dân chủ, công khai...

Bên cạnh đó, theo PC Bắc Giang, Văn phòng điện tử được thực hiện theo một quy trình khép kín và trên môi trường mạng, các loại văn bản đến, đi đều được văn thư số hóa, nhân viên, người lao động sẽ rất tiện lợi trong tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý, nắm bắt nhanh các công việc của lãnh đạo giao; dễ dàng sắp xếp kế hoạch thực hiện công việc cá nhân, có thể báo cáo kết quả với cấp trên và trực tiếp trao đổi thông tin với đồng nghiệp. Đối với các văn bản chỉ đạo nội bộ: Thông báo triệu tập cuộc họp, hội nghị, phiếu lấy ý kiến văn bản dự thảo, lịch công tác... ngay sau khi phát hành các đơn vị được giao nhiệm vụ sẽ nhận ngay được chỉ đạo để triển khai. "Thời gian tới, PC Bắc Giang sẽ tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng và vận hành tốt Văn phòng điện tử, đầu tư cơ sở hạ tầng mạng nội bộ, đường truyền internet và thiết bị kết nối đồng bộ, có hệ thống bảo đảm an toàn an ninh thông tin để phòng, chống virus...Cùng với đó, tuyên truyền, hỗ trợ để mỗi cá nhân phải nâng cao trình độ tin học văn phòng, sử dụng thành thạo máy tính”, ông Đỗ Chí Tiến cho biết.

Phần mềm Eoffice đã làm thay đổi tư duy, tạo thói quen làm việc hiện đại, chuyên nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí. Được biết, để tận dụng những thành quả của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, góp phần hoàn thành chủ đề “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”, thời gian qua, PC Bắc Giang đã chủ động triển khai mạnh mẽ chuyển đổi số hóa điện tử đến từng công việc như: Áp dụng hóa đơn điện tử; hồ sơ, dịch vụ điện tử; cung cấp các dịch vụ điện điện tử; quản lý văn bản điện tử (Eoffice); thực hiện thanh toán tiền điện không dùng tiền mặt; số hóa hợp đồng mua bán điện, chuyển đổi số trong giám sát an toàn điện...