Ngày 13/4/2023, Văn phòng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) đã phối hợp cùng Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ TCĐLCL tổ chức hội thảo chia sẻ về quản lý tinh gọn Lean – một trong những công cụ góp nâng cao năng suất công việc.
Mục đích chính của chương trình là giúp cán bộ, công chức, viên chức có hiểu biết sâu sắc hơn về phương pháp quản lý tinh gọn Lean. Phương pháp này được xem là tiền đề trong công tác chuyển đổi số tại cơ quan hành chính Nhà nước, được các chuyên gia đánh giá là điểm mới trong thay đổi năng suất hoạt động dịch vụ công.
Theo ông Lê Minh Tâm - Phó Giám đốc Phụ trách Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ TCĐLCL, Lean là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.
Ông Lê Minh Tâm - Phó Giám đốc Phụ trách Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ TCĐLCL có buổi chia sẻ về phương pháp tinh gọn Lean. (Nguồn ảnh: vietq.vn/)
Trong sản xuất Lean, giá trị của một sản phẩm do khách hàng quyết định, sản phẩm phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về chất lượng, thời gian và giá cả. Để đánh giá giá trị từ góc nhìn của khách hàng, các công ty phải phân tích kỹ lưỡng mọi quá trình kinh doanh, nhận biết đâu là giá trị trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Lean trước hết là phải hiểu được tất cả mọi hoạt động cần thiết để làm ra một sản phẩm cụ thể, sau đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ góc nhìn của khách hàng. Quan điểm này rất quan trọng vì nó giúp nhận biết hoạt động nào thực sự tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị nhưng cần thiết và hoạt động nào không tạo ra giá trị cần phải loại bỏ.
Hoạt động tạo ra giá trị là những hoạt động mà khách hàng sẵn sàng trả tiền, ngược lại hoạt động không tạo ra giá trị là hoạt động không cần thiết để vận hành tổ chức và không đem lại lợi ích gì cho khách hàng. Những hoạt động này theo cách hiểu của Lean được gọi là lãng phí cần loại bỏ hoặc giảm thiểu.
Việc áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn Lean sẽ giúp cơ quan hành chính, dịch vụ công đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của xã hội; thể hiện tốt vai trò quản lý nhà nước, đảm bảo tuân thủ các văn bản của Nhà nước, pháp luật. Đồng thời, giúp cải cách thủ tục hành chính, giảm thiểu giấy tờ rườm rà, rút ngắn thời gian thực hiện, rút ngắn giờ làm, giảm chi phí thực hiện, gia tăng sự hài lòng của người dân.
Liên quan đến việc áp dụng phương pháp tinh gọn Lean trong lĩnh vực quản lý hành chính, dịch vụ công, ông Lê Minh Tâm đã giới thiệu một số công cụ phổ biến của Lean có thể áp dụng trong các cơ quan hành chính như: 5S, KAIZEN, PROCESS MAPPING (Phân tích quá trình), VALUE STREAM MAPPING (Phân tích chuỗi giá trị).
Cũng tại hội thảo, các cán bộ, công chức, viên chức đã có những chia sẻ về mô hình quản lý tinh gọn Lean như: phân tích làm rõ cách thức để bộ máy hành chính khối chức năng có thể áp dụng, duy trì hệ thống một cách bài bản, từ đó nâng cao năng suất trong công việc đạt hiệu quả cao nhất; giảm thiểu tối đa những thủ tục mang tính hình thức, giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí trong mọi hoạt động…
Các bước triển khai mô hình Lean * Xác định giá trị: Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định vấn đề gặp phải là gì, sau đó tiến hành các thủ tục hợp đồng thỏa thuận với khách hàng. Việc xác định đúng vấn đề là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công. Nên chú ý vào các câu hỏi sau khi xác định vấn đề: Ai là khách hàng? Đâu là giai đoạn quan trọng trong quy trình này? Mục tiêu của quy trình này là gì? * Đo lường: Mục đích của bước này là thấu hiểu thực trạng và phân tích dòng chảy quá trình, sau đó đo lường kết quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ở hiện tại. Các nội dung quan trọng cần chú ý trong bước này là: Đo lường năng suất lao động; Đo lường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng; Đo lường lỗi sai trong quá trình tạo ra sản phẩm; Đo lường thời gian Trong quá trình thực hiện bước này, doanh nghiệp phải đặt mục tiêu để cải tiến, gọi là SMART. * Phân tích: Các dữ liệu ở bước trước sẽ đem ra phân tích để xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm ra các bộ phận trọng yếu nên được cải tiến. Các biến động của quá trình cần được phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng của nó đến quá trình. Từ đó đưa ra các giải pháp cho sự biến động này. Đây là bước đòi hỏi chuyên gia phải có kỹ năng sử dụng các công cụ phân tích và dự báo trước tình hình. * Cải tiến: Thiết kế và triển khai nhằm cải tiến các bất hợp lý, các lãng phí bằng các phương pháp như phân tích lãng phí, phân tích nhân quả, thực hành 5S, quản lý trực quan, tự bảo trì và chuyển đổi nhanh. |
An Nhiên
