Với những hiệu quả vượt trội mang lại, sản xuất tinh gọn LEAN trở thành lựa chọn hàng đầu được các doanh nghiệp trên thế giới mong muốn áp dụng.

Công ty Cổ phần Koffmann Việt Nam (Koffmann) chuyên cung cấp các sản phẩm cửa thép vân gỗ cao cấp và phụ kiện cửa. Trải qua trên 5 năm thành lập và phát triển, Koffmann đang dần chứng minh được khả năng của một doanh nghiệp trẻ đầy nhiệt huyết, không ngừng cải thiện chất lượng và sản xuất từng ngày.

Công ty đã xây dựng được 2 tổ  hợp  nhà  máy  sản  xuất  có  tổng diện  tích  20.000 m2 với năng lực sản xuất 200.000 m2  cửa mỗi năm. Koffmann đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống trang thiết bị, máy móc tiên tiến hiện đại được nhập khẩu từ Châu Âu. Cùng với đó là sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận, cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên chất lượng cao.

Bên cạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Koffmann còn áp dụng quy chế khuyến khích người lao động tham gia cải tiến và phát động các chương trình phát động cuộc thi sáng tác khẩu hiệu/slogan về Kaizen, 5S. Nhờ đó, có được 90 ý tưởng cải tiến sáng tạo được đưa ra, trong đó có 29 ý tưởng được đưa vào thực hiện thực tế.
Tuy nhiên, theo báo cáo khảo sát, đánh giá thực trạng do chuyên gia của công ty TNHH Tư vấn quản lý và phát triển doanh nghiệp Á Châu (AHEAD), có nhiều điểm lãng phí vẫn tồn tại trong hoạt động sản xuất của Koffmann. Đặc điểm sản xuất theo từng lô nên giữa các chặng sản xuất sẽ có một lượng hàng tồn kho khá lớn. Lượng tồn kho thành phẩm trên 90 ngày lên tới 508 bộ cửa (1.398,56 m2); tồn kho bán thành phẩm trên 90 ngày là 147 bộ (410,34 m²).

Điều này dẫn tới các chi phí lưu kho, tốn diện tích kho. Bên cạnh đó, việc bố trí sắp xếp kho chưa hợp lý càng làm tăng gắng nặng cho kho, hoạt động xuất nhập hàng tốn nhiều thời gian, công sức, đặc biệt đối với công đoạn xuất hàng.

Koffmann đã xây dựng và triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào quá trình sản xuất. Tuy nhiên, các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng mới xây dựng ở mức quy trình công nghệ, quy trình nghiệp vụ, chưa có hướng dẫn cụ thể cho người lao động. Điều này gây khó khăn cho việc đào tạo, hướng dẫn công nhân mới; giám sát công việc của công nhân; dễ phát sinh lỗi do công nhân không nắm chắc quy trình công nghệ...

Mặc dù đây là những điểm lãng phí gây kém hiệu quả trong quản lý và sản xuất, nhưng cũng là cơ hội cải tiến để Koffmann có thể tạo ra sự đột phá trong sản xuất, công ty đã đăng ký tham gia chương trình Quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” do Bộ Công Thương chủ trì, với dự án áp dụng sản xuất tinh gọn LEAN.

Trong thời gian triển khai dự án từ tháng 12 năm 2019 đến tháng10 năm 2020, nhóm cải tiến của Koffmann đã lựa chọn 3 đề tài chính để thực hiện cải tiến, bao gồm: Xây dựng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng trực quan; tổ chức sản xuất theo dòng chảy sản phẩm; thiết kế hệ thống giá đỡ tại kho thành phẩm nhằm giảm công sức và thời gian xuất nhập thành phẩm.

Dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia AHEAD và sự nỗ lực, quyết tâm của Koffmann, hoạt động sản xuất của công ty đã có sự cải thiện rõ rệt. Thay đổi tổ chức sản xuất theo lô sang sản xuất theo dòng chảy sản phẩm đã giúp Koffmann bỏ được vị trí kho đệm, thay vì 2 khu vực riêng biệt, vị trí hàn trên và hàn dưới đã được kết nối thành 1 vị trí (tương đương diện tích 3 xe đẩy – 12m²).

Cũng thông qua đó, lượng hàng tồn kho giữa hai bước giảm từ khoảng 20-30 xuống chỉ còn 1-3 bán thành phẩm tồn kho trong hầu hết thời gian sản xuất. Việc vận chuyển cũng nhờ đó mà được cải thiện, bỏ được việc vận chuyển bán thành phẩm qua lại từ các vị trí; cải thiện năng suất làm việc, tăng năng suất khoảng 15% so với trước cải tiến (từ 90 lên 105 sản phẩm/ngày).

Nhóm cải tiến cũng thực hiện sử dụng xe đẩy kiêm ô chứa hàng mới để loại bỏ lãng phí tại khâu xuất nhập kho. Nhờ vậy, số lần bốc xếp mỗi khi xuất nhập hàng giảm 50%; giảm thời gian tìm kiếm sản phẩm khi xuất hàng do các sản phẩm để tập trung theo xe; không có sản phẩm bên ngoài, bên trong nên không cần có hoạt động lấy ra, xếp vào những sản phẩm nằm đè lên sản phẩm cần xuất. Với cải tiến này, hoạt động xuất nhập hàng thông suốt, giảm 50% thời gian xuất hàng, chỉ cần 4 người thực hiện trong khoảng từ 30-45 phút, và giảm nguy cơ va chạm gây lỗi hàng.

Các hướng dẫn công việc bằng hình ảnh trực quan đến từng vị trí làm việc, xác định các tình huống đạt và không đạt điển hình, qua đó giúp cho công nhân làm việc trực tiếp dễ dàng nắm bắt thao tác và yêu cầu của từng công đoạn. Ngoài ra, khi xảy ra các sự cố nghiêm trọng thì Công ty cũng đã thực hiện mô tả vấn đề, phân tích nguyên nhân, bài học kinh nghiệm và giải pháp cho người công nhân (One Point Lesson).

Lãnh đạo Koffmann chia sẻ, trước dự án, mặc dù công ty đã áp dụng một số công cụ cải tiến, tuy nhiên vẫn tồn tại những điểm lãng phí làm kìm hãm năng suất và chất lượng. Áp dụng sản xuất tinh gọn LEAN chính là giải pháp mà công ty đang tìm kiếm để tối ưu hóa chi phí, thỏa mãn khách hàng, tiến gần hơn tới mục tiêu chiến lược của công ty.