Với quyết tâm cao về việc duy trì chương trình thực hành 5S lâu dài nhằm đảm bảo sẵn sàng phục vụ công việc của đơn vị một cách hiệu quả nhất, Tổ tư vấn thiết kế (TVTK) PC Đà Nẵng thường xuyên cải tiến các hoạt động thuộc trách nhiệm 5S của đơn vị một cách khoa học, mỹ quan và tiết kiệm.

Để chương trình thực hành tốt 5S được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và tạo thành thói quen giúp mọi người cùng tuân thủ, bên cạnh việc thiết lập sơ đồ trách nhiệm nhằm phân công cụ thể công tác quản lý hồ sơ và vệ sinh đối với từng khu vực do mỗi cá nhân phụ trách, Tổ TVTK đã không ngừng cải tiến các hoạt động 5S của đơn vị như trang bị thêm nhiều cây xanh trên mỗi bàn làm việc, cải tiến khu vực tủ, hộc bàn cũng như ngăn kéo bàn cá nhân nhằm tạo cảnh quan xanh sạch đẹp, thân thiện với môi trường.

Từ ngày thực hiện chương trình 5S, Tổ TVTK đã không còn tình trạng các anh em phải vất vả, mất nhiều thời gian với tâm trạng bực bội để tìm kiếm hồ sơ thiết kế mỗi lần công trình phát sinh các vấn đề cần hiệu chỉnh hoặc phải xử lý gấp công việc ngoài hiện trường nhằm đáp ứng kịp thời tiến độ thi công các công trình đang thực hiện. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm các công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm phục vụ cho công việc hàng ngày cũng không còn chút khó khăn nào. 5S đã giúp cho môi trường làm việc của Tổ luôn được sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng đồng thời nó cũng đem lại cho các CBCNV trong Tổ tinh thần làm việc hăng hái, lạc quan, yêu mến công việc. Vì thế, chất lượng và tiến độ của các hồ sơ thiết kế đã không ngừng được nâng cao.

Điểm nổi bật nhất của việc thực hành tốt chương trình 5S tại Tổ TVTK là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ, số hóa hồ sơ thiết kế cũng như tìm kiếm tất cả các hồ sơ vật dụng được lưu trữ tại đơn vị. Đây chính là ý tưởng sáng tạo của anh Đoàn Khánh Phước – Tổ trưởng Tổ TVTK với ứng dụng chia sẻ dữ liệu qua mạng nội bộ. Trên mỗi máy tính của tất cả các thành viên trong Tổ đều được cài đặt chương trình góc 5S riêng do Tổ tự thiết kế và được liên kết với nhau thông qua máy chủ để đảm bảo tất cả các nhân viên đều có thể tham gia nhập liệu đồng thời cũng lưu trữ được những hồ sơ, vật dụng trong phạm vi 5S của mình phụ trách. 

Chương trình gồm 12 thư mục tương đương với 12 tủ hồ sơ thực tế của đơn vị trong đó có 07 thư mục được lưu trữ các hồ sơ thiết kế tương đương với 07 quận trên thành phố Đà Nẵng đã được số hóa bằng file scan của các công trình đã và đang thực hiện từ lúc giao điều hành dự án đến khi công trình được nghiệm thu quyết toán. 

Ngoài ra, góc 5S của Tổ còn có một thư mục thực hiện lưu trữ file tìm kiếm nhanh giúp tất cả các anh em trong Tổ có thể nhanh chóng truy cập và tìm kiếm bất cứ hồ sơ, vật dụng nào hiện có trong Tổ chỉ trong vòng vài giây, đặc biệt file tìm kiếm có cấu trúc thật giống như cách sắp xếp thực tế các hồ sơ, vật dụng ở bên ngoài nên cũng được in ra làm danh mục hồ sơ trên mỗi tủ.

Kết hợp với chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của PC Đà Nẵng, Tổ TVTK đã có ý tưởng sử dụng lại các nắp của thùng giấy A4 loại bỏ để tái sử dụng và biến nó thành các hộp đựng vật dụng thường xuyên trong văn phòng làm việc nhằm sắp xếp gọn gàng ngăn nắp các loại văn phòng phẩm và công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình thực hiện hồ sơ thiết kế của mình.

5S đã mang đến những thay đổi lớn về môi trường làm việc cho Tổ TVTK, giúp loại bỏ mọi sự lãng phí trong các công đoạn công việc, tiết kiệm thời gian và mang lại tinh thần làm việc hăng hái, giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc. 

Để đạt được kết quả như ngày hôm nay, bên cạnh sự cố gắng nỗ lực không ngừng nghỉ của toàn thể CBCNV trong đơn vị, cũng nhờ Ban lãnh đạo PC Đà Nẵng đã luôn coi trọng và sâu sát trong công tác điều hành chương trình thực hành tố 5S. Đồng thời, Công ty đã hỗ trợ và tạo mọi điều kiện tốt nhất để Tổ có cơ hội thực hiện tốt chương trình 5S với nhiều thành tựu, tạo dựng thêm hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.