Trong quá trình sản xuất - kinh doanh, các sai lỗi có thể ảnh hưởng đến đến uy tín của doanh nghiệp thông qua khiếu nại của khách hàng về chất lượng không phù hợp, thời gian giao hàng chậm... Việc sai lỗi làm giảm năng suất tổng thể, nguy cơ làm nghẽn dòng chảy của quá trình sản xuất, dẫn đến trường hợp chờ đợi, công đoạn sau không có nguồn nguyên liệu, sản phẩm để tiếp tục sản xuất, hàng bán thành phẩm còn nhiều trên chuyền.

Với việc phát sinh sai lỗi trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải mất thêm nhiều khoản chi: chi phí xử lý các sai lỗi, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công của công đoạn trước đó, chi phí năng lượng tạo ra sản phẩm, chi phí nhân công để khắc phục sai lỗi,...

Thông thường, các doanh nghiệp chỉ mới quan tâm đến chi phí khắc phục sai lỗi mà chưa tính đến các chi phí (nhân công, năng lượng, nguyên vật liệu,...) tạo ra sản phẩm trước đó. Đối với doanh nghiệp có dạng bố trí sản xuất hàng loạt, các sai lỗi trên sản phẩm sau khi sản xuất là rất nghiêm trọng. Do đó, bản thân mỗi nhân viên, công nhân ở mỗi công đoạn, khu vực phải tự kiểm tra, đồng thời thực hiện kiểm tra công đoạn trước đó.

Có nhiều nguyên nhân gây ra sai lỗi/ khuyết tật đối với sản phẩm hàng hóa. Cụ thể, các yếu tố đầu vào của một quá trình sản xuất, kinh doanh tại bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào là: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phương pháp và môi trường. Đây cũng chính là các nhóm nguyên nhân cốt lõi ra gây sai lỗi tại doanh nghiệp và các nguyên nhân gây ra sai lỗi thì muôn hình vạn dạng, mỗi doanh nghiệp, mỗi tình huống có thể giống hay khác nhau. Tuy nhiên, một điều chắn chắn rằng sai lỗi sẽ xảy ra nếu như máy móc không tốt, công nhân chưa được huấn luyện, làm sai thao tác, các dụng cụ đo không đúng, môi trường làm việc không phù hợp ảnh hưởng đến công nhân viên. Để loại bỏ lãng phí do sai lỗi gây ra cần đảm bảo việc làm đúng ngay từ công đoạn kiểm tra đầu vào cho đến suốt quá trình sản xuất.

Bên cạnh đó, các sai lỗi đến từ nhóm yếu tố con người có thể là do người thao tác và làm việc trực tiếp tại công đoạn đó không chú ý hoặc không nhận thức được đầy đủ các yêu cầu của loại sản phẩm đó, không tuân thủ quy định hoặc bỏ qua các thao tác vận hành chuẩn.

Máy móc, thiết bị không đảm bảo, bị hư hỏng sẽ dẫn đến các sản phẩm, dịch vụ từ loại máy móc, thiết bị đó cũng sẽ bị ảnh hưởng. Hoặc phương pháp thực hiện chưa phù hợp như phương pháp hướng dẫn đo lường chưa đúng dẫn đến kết quả đo lường sẽ không đảm bảo, hoặc phương pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm hiện tại chỉ mới tập trung kiểm tra ở công đoạn cuối cùng hoặc quy định mỗi nhân công chỉ có trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm mà không quan tâm đến chất lượng, yếu tố chất lượng hoàn toàn do bộ phận chất lượng chịu trách nhiệm, phương pháp xếp dỡ hàng hóa không phù hợp sẽ làm tăng thêm các sản phẩm lỗi...

Tùy theo nguyên nhân phát sinh sai lỗi mà doanh nghiệp sẽ có những hành động khắc phục, phòng ngừa tương ứng để có thể loại bỏ sai lỗi ra khỏi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số hướng giải pháp đối với các tổ chức, doanh nghiệp có phát sinh sai lỗi trong quá trình sản xuất kinh doanh là:

Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho mỗi quá trình (công đoạn), tại đây có thể đánh giá chất lượng bằng kỹ thuật thống kê (phiếu kiểm tra, tổng hợp thống kê lỗi qua các kỹ thuật thống kê quá trình) sẽ đánh giá quá trình đang ổn định hay mất ổn định, cần tập trung kiểm soát ở đâu.

Soạn thảo, ban hành và đưa vào áp dụng các hướng dẫn công việc, chuẩn hóa các thao tác cho tất cả công đoạn, khu vực. Ưu tiên thực hiện trước cho các công đoạn phát sinh nhiều sai lỗi. Tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà các hướng dẫn, quy định này có thể thể hiện bằng lời, bằng hình ảnh hay video. Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp nào thì sau khi ban hành các quy định này, doanh nghiệp cần lưu ý đến phương pháp đào tạo, huấn luyện và giám sát việc thực hiện các quy định, hướng dẫn này.

Xây dựng cẩm nang chất lượng, trong đó nêu các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp hoặc có thể gặp phải, tương ứng đó là các hành động khắc phục, phòng ngừa tương ứng để toàn thể cán bộ có thể tham khảo và chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó với các tình huống này khi xảy ra.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đào tạo, thay đổi nhận thức của công nhân để mỗi công nhân là người kiểm tra chất lượng. Bởi công nhân tự kiểm tra sẽ kịp thời phát hiện khuyết tật, không làm ngưng trệ quá trình sản xuất. Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải có chuẩn mực cho công việc và công nhân nắm bắt thấu đáo chuẩn mực...