Thực hiện 5S tại nơi làm việc mang đến nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể triển khai thành công. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, các nhà xưởng khi áp dụng 5S cần tuân thủ theo những quy trình nghiêm ngặt.
Để thực thi 5S tại các nhà xưởng có hiệu quả, theo chuyên gia các chủ doanh nghiệp cần phổ biến về 5S cho toàn doanh nghiệp. Hãy phân công những nhân sự chính chịu trách nhiệm thực hiện 5S là trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách hình ảnh. Những nhân sự này sẽ thực hiện công việc truyền đạt đến các phòng ban và cá nhân khác về chương trình 5S.
Chuẩn bị công cụ: Những nhân sự chịu trách nhiệm đào tạo 5S sẽ chuẩn bị các loại hình ảnh, biểu ngữ, tài liệu, v.vv.. để truyền đạt thông tin đến toàn bộ nhân viên. Có thể lên lịch họp cho từng phòng ban hoặc họp toàn thể công ty để phổ biến về 5S cho toàn doanh nghiệp.
Phát động 5S: Sử dụng các công cụ kể trên, dán và treo khắp nơi tại công ty để tất cả mọi nhân viên đều có thể tiếp cận đến kiến thức 5S một cách dễ dàng. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có kinh nghiệm đào tạo 5S thì có thể mời chuyên gia về phổ biến cho nhân sự.
Tiếp theo, doanh nghiệp bạn cần kiểm tra tình trạng hiện tại của môi trường làm việc với các vấn đề không gian làm việc, tình trạng vật dụng hư hỏng đã được xử lý, và hơn hết các nguyên liệu sản xuất ở từng vị trí đã được sắp xếp.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, các nhà xưởng khi áp dụng 5S cần tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt.
Người đứng đầu doanh nghiệp cần thực hiện sàng lọc trong 5S. Loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc. Sàng lọc – Seiri là bước phân loại các vật dụng trong doanh nghiệp nhằm loại bỏ các vật dụng không cần thiết và sự lộn xộn khỏi nơi làm việc. Lợi ích của “sàng lọc” là mang lại không gian làm việc hiệu quả hơn nhờ loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết, mở ra không gian lưu trữ hữu ích hơn cho các vật dụng khác.
Quy chuẩn để thực hiện việc Sàng lọc trong 5S là phân loại các vật dụng cần thiết, có thể cần thiết và không cần thiết dựa trên tần suất sử dụng và số lượng vật dụng trong xưởng.
Để thực hiện việc sàng lọc một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tận dụng công cụ thẻ đỏ (Red Tag). Sử dụng thẻ đỏ gắn trên các vật dụng cần loại bỏ khỏi nơi làm việc hoặc gắn lên khu vực chứa các vật dụng cần loại bỏ để sau đó xem xét lại, quyết định loại bỏ vật dụng hay không.
Tiếp đến sắp xếp các vật dụng vào vị trí thuận tiện nhất cho việc sử dụng. Sắp xếp – Seiton là bước sắp xếp các vật dụng cần thiết vào đúng vị trí sao cho khoa học, hiệu quả và an toàn nhất. Lợi ích mà Sắp xếp – Seiton đem lại là tiết kiệm thời gian lấy và trả vật dụng, tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên, tăng năng suất lao động và gia tăng trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên.
Quy chuẩn để thực hiện việc Sắp xếp trong 5S là phải đảm bảo 3 yếu tố:
An toàn: Nhân viên dễ thao tác khi làm việc, dễ vận chuyển, thuận tiện đi lại mà không bị va vấp, bị nguy hiểm.
Thuận tiện: Khi cần vật dụng thì dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại vị trí cũ.
Mỹ quan: Đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và trông bắt mắt.
Để thực thi Sắp xếp trong 5S một cách thuận lợi, doanh nghiệp hãy chuẩn bị các loại công cụ như: Nhãn dán, băng keo màu, giấy nhớ có màu, sticker, icon, sơn màu, v.vv.. dán lên các vật dụng và vị trí lưu trữ vật dụng để biểu thị thông tin cho mọi người. Sau này khi nhân viên có lấy các vật dụng ra dùng thì cũng sẽ biết vị trí lưu trữ chính xác để trả lại chỗ cũ.
Sạch sẽ trong 5S là làm sạch và loại bỏ mọi nguy cơ gây dơ bẩn nơi làm việc. Sạch sẽ – Seiso là bước làm sạch tất cả các vật dụng và môi trường làm việc, kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các công cụ, thiết bị và vật dụng khác tại nơi làm việc, bảo trì định kỳ các loại máy móc, dụng cụ. Lợi ích mà Sạch sẽ trong 5S đem lại là tạo ra sự gắn kết nhân viên, lên dây cót tinh thần cho nhân viên, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và tránh các thiệt hại không mong muốn.
5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Để thực thi Sạch sẽ – Seiso trong 5S, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ làm sạch phù hợp với từng vật dụng và khu vực; lên một lịch biểu phân công công việc công bằng nhất cho từng cá nhân. Đồng thời, cần tạo ra một checklist kiểm tra 5S về Sạch sẽ rõ ràng để kiểm soát và tăng hiệu quả 5S.
Ví dụ, nhân viên vệ sinh máy sản xuất trong xưởng, nhận thấy có vệt dầu chảy dưới gầm máy thì tìm hiểu nguyên nhân, phát hiện ra bên trong máy có một phụ kiện nhỏ bị nứt, lập tức báo cáo cho cấp trên để được sửa máy, ngăn chặn không cho dầu chảy ra nữa.
Tất cả nhân viên đến văn phòng làm việc đều cất giày đúng vị trí cá nhân trên kệ giày rồi mới bước vào trong văn phòng, giúp cho không gian bên ngoài luôn gọn gàng, mà sàn văn phòng không bị bẩn.
Chuẩn hóa quy trình 5S thông qua Săn sóc – Seiketsu. Săn sóc – Seiketsu là việc chuẩn hóa 3S đầu tiên của quy trình 5S, đảm bảo việc sàng lọc, sắp xếp và làm sạch được diễn ra đúng quy chuẩn, đạt được hiệu quả tốt nhất. Lợi ích của Săn sóc trong 5S là tạo ra được văn hóa làm việc có kỷ luật, đảm bảo môi trường làm việc được tổ chức một cách hiệu quả, an toàn và thẩm mỹ nhất.
Vì bước Săn sóc là việc chuẩn hóa các bước trong 5S, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ trực quan để xây dựng nên các tiêu chuẩn. Sử dụng các dán nhãn, mã màu, hình ảnh để quy ước mỗi vật dụng, vị trí cần được sắp xếp và làm sạch như thế nào. Kẻ vạch trên sàn, tường và dán các câu khẩu hiệu phù hợp với từng khu vực để biểu thị thông tin cho nhân viên.
Sẵn sàng – Shitsuke là việc duy trì thực hiện 5S theo tiêu chuẩn đã thiết lập, tạo nên thói quen/văn hóa thực thi 5S có kỷ luật. Lợi ích của việc thực hiện Shitsuke là tạo thói quen tự giác cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả, tạo nên văn hóa doanh nghiệp có nguyên tắc và nâng tầm vị thế doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Để duy trì sự chuẩn hóa trong 5S, doanh nghiệp nên thiết lập các biên bản kiểm tra và đánh giá khoa học, không chỉ để nhà quản trị kiểm tra nhân viên, mà cũng nên để các nhóm nhân sự và từng cá nhân kiểm tra hiệu quả thực hiện 5S của nhau. Cách kiểm tra chéo này sẽ giúp giảm thiểu tối đa những sai sót trong thực thi 5S. Bên cạnh đó, cần có quy định về việc kỷ luật đối với nhân viên thực hiện 5S chưa đúng và khen thưởng đối với nhân viên đã thực hiện tốt 5S.
Cuối cùng, khi đã nhiều lần lặp lại quy trình 5S rồi, doanh nghiệp bạn cần có biện pháp đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại nơi làm việc để từ đó có cải tiến sao cho phù hợp.
Việc đánh giá hiệu quả của 5S mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Luôn đưa ra được giải pháp tối ưu nhất để giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả. Giúp nhân viên hình thành thói quen tốt, luôn có động lực để làm việc với nguyên tắc tinh gọn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Thúc đẩy độ gắn kết của nhân viên trao quyền cho họ thực hiện 5S tại nơi làm việc theo cách riêng của họ, và nhà quản trị trở thành người truyền cảm hứng cho nhân viên của mình.
Nguồn: vietq.vn
