Tại Tổng công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP), KPI là tên viết tắt tiếng Anh của Thực hiện Chỉ tiêu Kế hoạch (Key Performance Index) – Chỉ số đo lường và đánh giá chất lượng điều hành và quản trị hoạt động SXKD theo chức năng nhiệm vụ của các Ban/Đơn vị/Chi nhánh, mức độ hiệu quả về quản lý chất lượng, tiến độ công việc và ngân sách của mỗi Ban và nỗ lực cải thiện hiệu quả quản trị của Lãnh đạo các Ban chức năng, qua đó thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty.

Bộ chỉ số KPI áp dụng cho đánh giá thực hiện Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách của Bộ máy điều hành, các Ban, Đơn vị Tổng công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí do Ban Kế hoạch và Đầu tư Tổng công ty đầu mối thực hiện. Chỉ số KPI của các Ban chức năng Tổng công ty do nhóm các chuyên viên tổng hợp tại các Ban chức năng Tổng công ty cùng hợp tác thực hiện.

Được xây dựng từ dữ liệu điều tra thông tin hàng tháng/quý/năm trên diện rộng (toàn bộ các Ban chức năng, các đơn vị, chi nhánh trực thuộc Tổng công ty), Chỉ số KPI là “tập hợp hình ảnh” của Tổng công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí ở các mảng hoạt động chính của Tổng công ty, mà đại diện là các bộ phận chức năng và các chi nhánh. Công tác đánh giá KPI đã được triển khai tại Tổng Công ty Thăm dò khai thác Dầu khí từ nhiều năm trước nhưng việc thực hiện đơn thuần dựa trên bản giao Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách hàng năm của Bộ máy Tổng công ty và các chi nhánh (Kế hoạch nội bộ), chưa đủ tính bao quát, tổng thể trên mọi khía cạnh, hoạt động của Tổng Công ty. Các chỉ tiêu nằm rải rác, chưa bao phủ được mọi mặt hoạt động SXKD trung – dài hạn và chất lượng quản trị. Cách thức tính điểm đánh giá cũng chưa được xây dựng bằng phương thức đo lường định lượng mà chủ yếu đánh giá qua các tiêu chí cơ bản nhất là “Hoàn thành – Đang triển khai – Không hoàn thành”. Hệ thống cũng chưa được pháp lý hóa tại bất kỳ văn bản hệ thống nào mà việc xây dựng áp dụng là hoàn toàn tự phát từ Ban KH&ĐT và gửi Ban lãnh đạo Tổng công ty tham khảo, làm nảy sinh vấn đề trách nhiệm giải trình do các tranh luận giữa Ban chủ trì và các Ban chức năng được đánh giá.

Từ thực tế trên, Ban Lãnh đạo PVEP đã có ý tưởng chuẩn hóa Hệ thống KPI thông qua nghiên cứu chi tiết, xây dựng phương pháp luận, thu thập dữ liệu và xây dựng mô hình tính chỉ số. Hệ thống được đặt hàng cũng cho phép đánh giá chéo giữa các Ban/ Đơn vị/Chi nhánh và các nhóm công tác ở các nhóm chuyên môn khác nhau dưới một khung khổ chung là nâng cao chất lượng quản trị nội bộ. Việc đánh giá chéo sẽ cho phép phản ánh hiệu quả công việc/ngân sách cũng như cải thiện chất lượng điều hành và quản trị nội bộ Tổng công ty.

Chỉ số KPI không nhằm mục đích nghiên cứu khoa học đơn thuần hoặc để biểu dương hay phê phán các đơn vị có điểm số KPI cao hay thấp. Thay vào đó, chỉ số KPI tìm hiểu, lý giải các nguyên nhân chủ quan và khách quan và biểu thị bằng con số mức độ hoàn thành Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách tại các đơn vị, vì sao một số đơn vị hoàn thành các hạng mục công việc việc được dự kiến đầu năm và các đơn vị khác đến thời điểm cuối năm thì không hoàn thành được các hạng mục Nhiệm vụ và Ngân sách được giao.

Với kết quả đánh giá được báo cáo hàng tháng/quý/năm đến lãnh đạo Tổng công ty, KPI được kỳ vọng là nguồn thông tin tham khảo hữu ích cho lãnh đạo Tổng công ty xác định những điểm nghẽn trong điều hành cũng như lựa chọn những giải pháp phù hợp để tiến hành cải tiến công tác quản trị và điều hành một cách hiệu quả.

 Ban chủ trì thực hiện nghiên cứu: Hệ thống KPI được sử dụng cho Đánh giá thực hiện Kế hoạch hàng năm được giao và áp dụng cho các Ban/Đơn vị/Chi nhánh tại Tổng công ty. Hệ thống KPI (cũng như giao và đánh giá thực hiện Kế hoạch SXKD) được xây dựng và tiến hành thực hiện bởi Ban Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) là Ban chủ trì. Dữ liệu thu thập được và các chuyên viên phân tích dữ liệu được cử từ các Ban chức năng của Tổng công ty để phối hợp hoàn thành quá trình hoạch định và đánh giá.

Dự kiến, bộ chỉ số KPI bao gồm 10 Mục tiêu (còn gọi lại 10 nhóm chỉ tiêu) bao gồm 130 chỉ tiêu bao quát những lĩnh vực chính của điều hành SXKD và phản ánh chất lượng quản trị và khả năng cải thiện chất lượng điều hành & quản trị qua thời gian và như vậy về trung-dài hạn có tác động tới sự phát triển của Tổng công ty. Danh mục các Mục tiêu như tại Bảng 2. Một Ban/Đơn vị/Chi nhánh được coi là có chất lượng điều hành tốt khi có Mục tiêu (tức nhóm các chỉ tiêu) thực hiện hiệu quả.

Với 10 nhóm nội dung như trên, có khoảng 130 chỉ tiêu được sử dụng để xây dựng chỉ số KPI. Chi tiết về các chỉ tiêu sử dụng trong từng chỉ số thành phần được thể hiện tại Bộ đánh giá KPI qua các năm đã thực hiện, ngoài ra là các chỉ tiêu bổ sung được chọn lọc thực hiện từ 10 nhóm chỉ số trên. Chi tiết vể các chỉ tiêu sử dụng trong từng nhóm chỉ số diễn giải theo ý nghĩa của từng nhóm, số lượng chỉ tiêu trong mỗi nhóm và phân loại chỉ tiêu định tính (được lượng hóa) hay định lượng.

Cơ sở lựa chọn và xây dựng hệ thống chỉ tiêu:

- Rà soát các quy định pháp lý hiện hành;

- Rà soát tính khả thi của việc áp dụng các chỉ tiêu tại Bộ chỉ tiêu tại PVEP:

+ Các chỉ tiêu đã có sẵn số liệu và được áp dụng (các chỉ tiêu khối lượng, các chỉ tiêu tài chính, các chỉ tiêu đầu tư, các chỉ tiêu lao động.. tại Kế hoạch SXKD hàng năm);

+ Các chỉ tiêu định lượng nhưng chưa có sẵn số liệu: được thu thập qua khảo sát được thiết kế;

+ Các chỉ tiêu định tính và chưa đưa áp dụng: được lượng hóa qua khảo sát và sử dụng biến nhị phân.

- Rà soát sự khác biệt giữa khái niệm sử dụng, phương pháp tính, thời gian áp dụng và phạm vi áp dụng của từng chỉ tiêu.

- Ý kiến góp ý của Lãnh đạo Tổng công ty và các Ban/Đơn vị/Chi nhánh.

- Bộ Hướng dẫn xây dựng hệ thống chỉ số KPI áp dụng cho đánh giá thực hiện Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách của Bộ máy điều hành, các Ban, Đơn vị Tổng công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí cần phản ánh các mục tiêu quản trị nội bộ Tổng công ty.

- Bộ chỉ tiêu đo lường và đánh giá chất lượng điều hành và quản trị hoạt động SXKD theo chức năng nhiệm vụ của các Ban/Đơn vị/Chi nhánh, mức độ hiệu quả về quản lý chất lượng, tiến độ công việc và ngân sách của mỗi Ban và nỗ lực cải thiện hiệu quả quản trị của Lãnh đạo các Ban chức năng.

- Bộ chỉ tiêu bao gồm 10 mục tiêu chung (tức 10 nhóm chỉ tiêu) và 130 chỉ tiêu cụ thể đã được Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt.

- Bộ chỉ tiêu là sự kết hợp các ý kiến đánh giá từ 3 chiều để hóa giải các khác biệt quan điểm: Khảo sát ý kiến đánh giá của Ban lãnh đạo PVEP, Bản tự đánh giá của các Ban/Đơn vị/ Chi nhánh, và Khảo sát ý kiến đánh giá chéo giữa các Ban/Đơn vị/Chi nhánh.

- Hệ thống KPI nội bộ Tổng công ty cần bảo đảm:

+ Sự tiếp thu các hướng dẫn về xây dựng bộ chỉ tiêu thống kê của Bộ Kế hoạch & Đầu tư và của Tập đoàn DKVN;

+ Sự tương thích, tính so sánh và sự vận dụng tiếp thu các hệ thống chỉ số hiện tại tại Việt Nam;

+ Sự khả thi và tính đồng bộ với các hệ thống chỉ tiêu của Tổng công ty đã và đang thực hiện.

Ban Lãnh đạo PVEP và các Ban/ Văn phòng/Chi nhánh theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn được giao.

- Danh mục Bộ chỉ tiêu KPI của PVEP gồm: Số thứ tự; Mã số Mục tiêu; tên Mục tiêu; Mã số nhóm chỉ tiêu; nhóm chỉ tiêu; Mã số chỉ tiêu; tên chỉ tiêu; Kỳ thực hiện.

- Nội dung chỉ tiêu KPI gồm: Khái niệm; Phương pháp tính; Phân nhóm chủ yếu; Kỳ báo cáo; Nguồn số liệu; Ban/Đơn vị/Chi nhánh chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp.

Để tiến hành khảo sát trước khi đánh giá, Ban KH&ĐT tiến hành xây dựng Mẫu khảo sát gửi đi các Ban/ Đơn vị/Chi nhánh trên cơ sở Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách được giao hàng năm và các nhóm nội dung/ chỉ số nêu trên. Mẫu thu thập dữ liệu được thực hiện theo tháng/quý/năm tùy theo đặt hàng của Lãnh đạo Tổng công ty.

Trên cơ sở đó, Ban đầu mối sẽ thực hiện xây dựng bộ chỉ số đánh giá (tùy biến theo năm, biểu thị bằng các biến số độc lập đối với các yếu tố định lượng được, và biểu thị bằng biến nhị phân (có =1/không=0) đối với các yếu tố định tính), tính toán và đánh giá để có được KPI của từng Ban/Đơn vị/Chi nhánh.

Gồm 3 bước: Thu thập dữ liệu, Xây dựng chỉ số và chỉ số thành phần, Tính toán KPI theo lưu đồ Bảng 1:

Dữ liệu xây dựng chỉ số KPI gồm có 02 nhóm:

(i) Nhóm dữ liệu thứ nhất thu nhập được từ khảo sát, đánh giá của cấp quản lý PVEP (bao gồm Lãnh đạo PVEP và Lãnh đạo Ban/Đơn vị/Chi nhánh tự đánh giá, đánh giá chéo);

(ii) Nhóm dữ liệu thứ hai được sử dụng từ các nguồn được công bố như Báo cáo Kết quả SXKD, Báo thực hiện Nhiệm vụ & Ngân sách, Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất lượng, Báo cáo đánh giá ISO,… và số liệu thực tế do Ban/Đơn vị/Chi nhánh cung cấp.

Mục tiêu của việc thu thập hai nguồn thông tin này là nhằm sử dụng kết hợp các nguồn số liệu và để thể hiện đánh giá của cấp quản lý qua khảo sát trong quá trình tính toán các chỉ số thành phần và chỉ số tổng hợp cuối cùng.

Điểm số các chỉ số thành phần được xây dựng dựa trên cơ sở tính toán điểm số các chỉ tiêu thuận và nghịch. Theo đó, các chỉ tiêu sau khi thu thập, sẽ được chuẩn hóa theo thang điểm 10.

Chỉ số thành phần gồm 2 loại: (1) Các chỉ tiêu cơ hữu là các chỉ tiêu được giao tại Quyết định giao KH SXKD hàng năm và Quyết định giao Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách hàng năm; (2) Các chỉ tiêu linh hoạt là các chỉ tiêu thu được qua khảo sát KPI và có tính tùy biến theo năm tùy theo mục tiêu SXKD của năm tương ứng.

Ở bước này, chỉ số thành phần được gán thêm trọng số thể hiện mức đóng góp và tầm quan trọng của từng chỉ số đối với hiệu quả quản trị của Ban/Đơn vị/Chi nhánh.

Đối tượng cho ý kiến trả lời khảo sát, đánh giá và chấm điểm:

- Cấp quản lý là Lãnh đạo PVEP (thành viên Ban Tổng Giám đốc) thực hiện đánh giá, chấm điểm các Ban/ Đơn vị/Chi nhánh theo phân công phụ trách.

- Lãnh đạo Ban/Đơn vị/Chi nhánh thực hiện tự đánh giá Ban/Đơn vị/ Chi nhánh mình và đánh giá chéo các Ban/Đơn vị/Chi nhánh khác.

Trong các kỳ đánh giá KPI, các Mẫu phiếu khảo sát bao gồm các câu hỏi gắn liền với Hệ thống chỉ tiêu KPI của năm đó. Mẫu phiếu khảo sát luôn được điều chỉnh, bổ sung thêm các nội dung cần thiết, phù hợp cho từng năm, theo sát với Kế hoạch sản xuất kinh doanh, Quyết định Giao Kế hoạch Nhiệm vụ & Ngân sách… và định hướng phát triển của PVEP.

Phụ thuộc những thay đổi, biến động lớn của Ngành Dầu khí, hoặc sự điều chỉnh mục tiêu của PVEP, các Mẫu phiếu khảo sát sau quá trình tham vấn sẽ được gửi đi thực hiện khảo sát thí điểm, xin ý kiến, rồi được chỉnh sửa, thay đổi cho phù hợp hoặc loại bỏ nếu không phù hợp với tình hình thực tế tại thời điểm đánh giá KPI.

PVEP thực hiện khảo sát dưới 2 hình thức: Khảo sát online và Khảo sát qua thư. Hai bộ Khảo sát này không khác nhau về nội dung, chủ yếu tùy chỉnh ngôn ngữ để tương thích với ngôn ngữ của phần mềm khảo sát.

Phiếu khảo sát dành cho cấp quản lý bao gồm các câu hỏi liên quan về việc triển khai các công việc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của PVEP dựa trên Hệ thống chỉ tiêu KPI được xác định hàng năm và mang mục đích thu thập những đánh giá, trải nghiệm thực tế của cấp quản lý PVEP trong quá trình điều hành, tương tác với chính các Đơn vị thuộc phạm vi phân công phụ trách của cấp quản lý đó.

Phiếu khảo sát dành cho Lãnh đạo Đơn vị được thiết kế dựa trên Hệ thống chỉ tiêu KPI để:

(i) Tự đánh giá các hoạt động triển khai phục vụ công việc tại Đơn vị mình với các câu hỏi liên quan tình hình xử lý công việc thực tế diễn ra tại Đơn vị.

(ii) Đánh giá trải nghiệm của Đơn vị đó trong quá trình phối hợp làm việc với các Đơn vị khác trong PVEP.

Các chỉ tiêu được đưa vào đánh giá và xây dựng KPI bao gồm (i) Các chỉ tiêu được giao tại Quyết định giao KH SXKD hàng năm và Quyết định giao Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách hàng năm và (ii) Các chỉ tiêu không được giao tại Quyết định giao KH SXKD hàng năm và Quyết định giao Kế hoạch Nhiệm vụ và Ngân sách hàng năm - là các chỉ tiêu có tính tùy biến theo năm tùy theo mục tiêu SXKD của năm tương ứng và thu được qua khảo sát KPI. Các chỉ tiêu đánh giá trên được chia làm 2 loại:

- Các chỉ tiêu định lượng: Mức điểm đánh giá từ 0-10 được tính theo tỷ lệ thực hiện trên kế hoạch được giao/dự kiến đầu năm (đối với các chỉ tiêu trung bình đầu người)/ giao việc của Lãnh đạo Tổng công ty (đối với các chỉ tiêu khối lượng công việc).

- Các chỉ tiêu định tính (các nhiệm vụ xem xét, đánh giá, đề xuất phê duyệt v.v…): Mức điểm đánh giá từ 0-10 điểm dựa trên thang phân loại gợi ý từ 3-5 mức điểm đánh giá dành cho từng chỉ tiêu.

Trong các nhóm chỉ tiêu/mục tiêu, trọng số được đặt theo mức độ quan trọng và ảnh hưởng của chỉ tiêu thành phần đối với KPI của mục tiêu chính/nhóm chỉ tiêu.

Công thức tính toán điểm số KPI có trọng số là :

- Ban KH&ĐT PVEP thu thập, tổng hợp, sàng lọc các chỉ tiêu đã có số liệu cơ sở thông qua việc lồng ghép vào các mẫu khảo sát, chế độ báo cáo và sử dụng dữ liệu hành chính (các văn bản giao việc các cấp) cho mục đích thống kê.

- Ban KH&ĐT PVEP xây dựng và hoàn thiện mẫu khảo sát để thu thập các chỉ tiêu.

- Ban KH&ĐT PVEP nghiên cứu, sàng lọc, xây dựng các chỉ tiêu mới trên cơ sở các nguồn thông tin mới phục vụ yêu cầu quản lý.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu thu thập, tổng hợp (thống kê qua các phần mềm CSDL sẵn có, Edoc, thực hiện Quizz khảo sát online…)

Đánh giá chất lượng điều hành và quản trị hoạt động SXKD là yếu tố chủ chốt đối với mỗi doanh nghiệp để xác định doanh nghiệp của mình có đang đi đúng hướng hay không cũng như có đạt được các mục tiêu đã đặt ra trước đó hay không. Để quản trị được chất lượng điều hành và hoạt động SXKD, nhà quản lý cần có hiểu biết về các chỉ số đánh giá và liên tục giám sát các chỉ số này. Bài báo khai thác phân tích Hệ thống KPI tại PVEP và đánh giá các tác động có thể có của Hệ thống này đối với tổng thể hoạt động SXKD của Tổng công ty. Dữ liệu sử dụng cho đánh giá KPI được thu thập từ kết quả khảo sát đánh giá của Lãnh đạo Tổng công ty và các Ban chức năng/Văn phòng/Chi nhánh thông qua Bộ khảo sát online và qua thư được thiết kế đồng nhất về cấu trúc. Hệ thống KPI ở PVEP thể hiện nỗ lực đo lường thực hiện hoạt động SXKD qua nhiều chỉ tiêu về chi phí, tài chính, chất lượng, thời gian, tiến độ, độ linh hoạt, độ tin cậy, mức độ an toàn, và sự hài lòng của Ban Lãnh đạo. Công trình khoa học này nhóm toàn bộ các chỉ tiêu tại PVEP vào một danh mục duy nhất và đánh giá chất lượng điều hành và quản trị hoạt động của các Ban/Đơn vị/Chi nhánh được biểu thị qua hệ thống chỉ tiêu cũng như chỉ số KPI tổng thể cuối cùng.